BioSys — opinie, funkcje i ceny systemu RCP

Czym jest BioSys i dla kogo powstał?

BioSys dostarcza firmom system rejestracji czasu pracy (RCP), który służy do ewidencji rozpoczęcia i zakończenia pracy. Ofertę kieruje do przedsiębiorstw zatrudniających od 20 pracowników.^1,2

BioSys deklaruje 18 lat doświadczenia w tworzeniu rozwiązań.¹ Przy wyborze RCP warto najpierw odnieść ofertę do skali zatrudnienia. Firma należąca do wskazanej grupy docelowej może następnie ocenić poszczególne produkty. Mniejsza powinna odróżnić profil odbiorcy opisany przez dostawcę od technicznego limitu systemu².

Doświadczenie dostawcy nie przesądza, czy konkretny produkt odpowiada sposobowi ewidencji przyjętemu w firmie. BioSys deklaruje, że kieruje produkty do przedsiębiorstw zatrudniających od 20 pracowników².

Funkcje BioSys

BioSys rejestruje wejścia i wyjścia pracowników oraz prowadzi ewidencję czasu pracy. System automatycznie przelicza 3 kategorie: godziny, nadgodziny i dodatki.³ Łączy więc zapis zdarzeń z rozliczeniem czasu pracy, zamiast jedynie zbierać odbicia.

• Rejestracja online w BioSys obejmuje 3 tryby pracy: zdalny, hybrydowy i terenowy. Przy pracy hybrydowej ewidencja wskazuje też miejsce jej wykonywania.^3,4 Dzięki temu zapis czasu zawiera również informację o tym, gdzie pracownik wykonywał obowiązki.
• Wnioski w BioSys dotyczą 4 rodzajów spraw: urlopów, wyjść, korekt odbić i zmian grafiku. Przełożony akceptuje je elektronicznie, po czym trafiają do ewidencji.⁵ Korekta odbicia przechodzi przez ten sam obieg co pozostałe wnioski.

BioSys łączy ewidencję z decyzjami przełożonego. Sam zapis czasu nie zastępuje akceptacji wniosku. Firma może dzięki temu odróżnić zarejestrowane zdarzenie od zatwierdzonej zmiany uwzględnionej w ewidencji.⁵

Ile kosztuje BioSys?

BioSys wycenia RCP indywidualnie i oddziela licencje, urządzenia oraz wdrożenie.¹ Całkowity koszt zależy od sposobu uruchomienia i zakresu zamówienia. Przy porównywaniu ofert trzeba więc rozdzielić koszt korzystania z systemu, sprzętu i prac wdrożeniowych. Dostawca zapowiada wycenę obejmującą 3 kategorie: licencje, urządzenia rejestrujące i wdrożenie².

Plany i abonamenty

BioSys przewiduje 2 modele uruchomienia RCP: abonament w chmurze oraz zakup z instalacją na własnej infrastrukturze.³ W chmurze wyceniane jest korzystanie z usługi, a przy instalacji lokalnej – zakup rozwiązania. To sposoby udostępniania systemu, nie nazwy planów z ustalonymi stawkami.

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

BioSys oferuje opcjonalne moduły integracyjne, które należy osobno uwzględnić w zakresie zamówienia.⁶ Tabela rozdziela pozycje kosztowe według modelu uruchomienia i elementu wyceny. Dostawca wymienia co najmniej 7 systemów lub rodzin systemów, dla których oferuje gotowe integracje RCP³.

Dane w tabeli: 1,3,6

Symbol „ – ” oznacza brak opublikowanej stawki dla danej pozycji.^1,3,6 BioSys nie wskazuje też stawek promocyjnych ani cen obowiązujących po promocji. Koszt opisanych modeli zależy od indywidualnej wyceny zakresu zamówienia.^1,3

Wersje, limity i sposób udostępniania BioSys

Terminal BioSys zapisuje odbicia podczas chwilowego braku łączności i przesyła je po odzyskaniu połączenia.⁵ Zdarzenie pozostaje więc w urządzeniu do czasu, gdy terminal może przekazać je do systemu.

W ewidencji moment odbicia trzeba odróżnić od momentu jego przesłania. Podczas przerwy w łączności te chwile się różnią. Opis dotyczy terminala, nie działania aplikacji WEB bez dostępu do sieci.⁵
Według BioSys buforowane zdarzenie zachowuje datę i godzinę odbicia, a po przywróceniu połączenia terminal przesyła zapis⁵.

Integracje BioSys

BioSys oferuje gotowe integracje z wymienionymi systemami kadrowo-płacowymi i biznesowymi. Zakres przekazywanych danych ustala się podczas wdrożenia.^3,5,6 Gotowa integracja nie oznacza zatem identycznej synchronizacji z każdym programem.

• Gotowe integracje BioSys obejmują 7 wymienionych systemów: enova365, Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Symfonię, Teta, SAP i Microsoft Dynamics 365.³ Firma korzystająca z jednego z nich powinna określić, jakie dane mają przepływać między systemami.
• Moduły integrujące BioSys wymieniają kartoteki pracowników, rozliczony czas, nadgodziny oraz dane o absencjach. Zakres i częstotliwość wymiany ustala się podczas wdrożenia.^5,6
• Aktualizacja Etatomierza wymienia także 2 integracje: z usługami Google oraz e-ZLA w ZUS PUE.⁷ Są to połączenia odrębne od integracji z programami kadrowo-płacowymi.

Klient BioSys relacjonuje, że po integracji RCP z enova365 zatwierdzone dane trafiają do systemu płacowego bez ręcznego przepisywania.⁶ Inny klient opisuje automatyzację i skrócenie procesów kadrowych po połączeniu z Comarch ERP Optima.⁶ Obie wypowiedzi dotyczą konkretnych wdrożeń, nie gwarantowanego wyniku każdej integracji.

Wdrożenie i wsparcie BioSys

BioSys oferuje przed wdrożeniem bezpłatną, 30-minutową analizę procesu.¹ Służy ona rozpoznaniu sposobu ewidencjonowania czasu pracy w firmie. Nie jest wdrożeniem systemu⁶.

Analiza procesu daje punkt wyjścia do rozmowy o zakresie uruchomienia RCP. Nie należy jej utożsamiać z konfiguracją systemu ani późniejszym wsparciem użytkowników. BioSys zapowiada bezpłatną, 30-minutową rozmowę o obecnych procesach i rozliczeniach³.

Co BioSys robi inaczej niż konkurencja?

BioSys projektuje i wdraża oprogramowanie RCP, a także dobiera, montuje i serwisuje czytniki.^1,6 Oferta obejmuje więc system oraz urządzenia, nie tylko sam program. Nie dowodzi to jednak, że inni dostawcy nie świadczą podobnych usług².

Firma, która chce zlecić obsługę oprogramowania i czytników jednemu dostawcy, znajdzie w ofercie BioSys oba te obszary.^1,6 Przy zakupie samego programu warto oddzielić ocenę produktu od usług sprzętowych. BioSys wymienia 3 rodzaje urządzeń RCP: czytniki biometryczne, czytniki kart zbliżeniowych i terminale wielozadaniowe All-in-One⁸. Oferta BioSys obejmuje urządzenia RCP, a HSK Data — systemy rejestracji czasu pracy oraz systemy kontroli dostępu.

Plusy i minusy BioSys

BioSys łączy rejestrację stacjonarną i zdalną w jednym systemie. Koszt i zakres integracji zależą jednak od warunków konkretnego wdrożenia.^1,3,5,6 Trzeba zatem rozdzielić funkcje systemu od modułów dobieranych do zamówienia. Dostępne są 4 metody rejestracji: karta lub brelok zbliżeniowy, PIN, biometria i aplikacja internetowa⁵.

Plusy

Plusy obejmują wspólną ewidencję w BioSys oraz widoki dla kierowników, kadr i zarządu.

• Wspólna ewidencja w BioSys łączy rejestrację stacjonarną i zdalną.^3,6 Firma korzystająca z obu sposobów nie musi prowadzić ich jako osobnych procesów.
• Widoki BioSys są przeznaczone dla 3 grup: kierowników, kadr i zarządu.⁶ Podział odpowiada różnym zadaniom związanym z nadzorem nad czasem pracy.

Minusy

Minusy BioSys dotyczą kosztu i modułów integracyjnych.

• Koszt BioSys wymaga indywidualnej wyceny, co utrudnia bezpośrednie porównanie z ofertą o opublikowanym cenniku.¹ Ma to znaczenie, gdy firma ustala budżet przed rozmową z dostawcą.
• Moduły integracyjne BioSys są opcjonalne, a ich zakres ustala się podczas wdrożenia.^5,6 Firma potrzebująca wymiany danych z innym programem powinna ująć ją w zamówieniu⁹.

BioSys a biometria w RCP: 4 metody rejestracji i obowiązek zapewnienia alternatywy

BioSys umożliwia rejestrację czasu pracy na 4 sposoby. Wybór czytnika biometrycznego wymaga jednak osobnej oceny zasad przetwarzania danych pracowników.^3,5 Zdarzenia z różnych metod trafiają do wspólnej ewidencji.^3,5 Producent zaleca alternatywną metodę przy rejestracji biometrycznej, ale nie wskazuje tym samym konkretnego obowiązku prawnego.^3,5 Art. 22¹b § 2 Kodeksu pracy dopuszcza biometrię, gdy jest niezbędna do ochrony szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony¹⁰.

Tabela zestawia metody BioSys według sposobu identyfikacji i kwestii istotnej przy wyborze. Spośród 4 metod 3 nie wymagają biometrii: karta lub brelok, PIN oraz aplikacja internetowa⁵.

Dane w tabeli: 3,5

Podstawa prawna i ograniczenie przetwarzania danych biometrycznych

BioSys wskazuje, że przetwarzanie danych biometrycznych pracowników wymaga podstawy prawnej i ograniczenia zakresu danych do niezbędnego minimum.^3,5 Oznacza to zbieranie tylko informacji koniecznych do określonego celu. Wybór biometrii dotyczy więc nie tylko czytnika, lecz także zasad przetwarzania i zapewnienia alternatywnej metody rejestracji.^3,5 Art. 5 ust. 1 lit. c RODO nakazuje ograniczać przetwarzane dane osobowe do tego, co niezbędne dla danego celu¹¹.

Czytnik BioSys 5000A a zastrzeżenia wobec używania odcisków palców do RCP

W dyskusji o czytniku BioSys 5000A uczestnik przytoczył orzeczenia kwestionujące stosowanie odcisków palców w RCP oraz dobrowolność zgody pracownika.¹² To stanowisko uczestnika dyskusji, nie opis producenta ani rozstrzygnięcie dotyczące każdego wdrożenia.¹² Przy wyborze czytnika liczy się podstawa przetwarzania danych w konkretnym zastosowaniu. Sama dostępność rejestracji biometrycznej nie wystarcza.

Etatomierz i TaskTimer BioSys: 2 różne cele rozliczania czasu

Etatomierz służy do ewidencji obecności i rozliczania czasu pracy. TaskTimer przypisuje czas do czynności oraz zleceń.^1,3,6 Wybór zależy od tego, czy firma rozlicza obecność względem grafiku, czy czas pracy nad zleceniem. Raport czasu zlecenia nie jest ewidencją obecności.

Etatomierz: ewidencja obecności, grafiki i rozliczenia

Etatomierz obsługuje grafiki, wnioski, nieobecności, listy obecności, rozliczanie przerw i spóźnień oraz raportowanie.^1,6 BioSys deklaruje zgodność ewidencji z Kodeksem pracy. Jest to deklaracja dostawcy, nie ocena prawna każdej konfiguracji systemu.^2,6

• Grafiki i norma w RCP BioSys są porównywane, aby wykazać niezgodności i nadgodziny.³ Norma oznacza wymiar czasu, do którego system odnosi zaplanowaną pracę⁶.
• Korekty zdarzeń w RCP BioSys wymagają elektronicznej akceptacji przełożonego.³ Rozliczenie obejmuje więc etap zatwierdzenia zmienionego zapisu.
• Raportowanie w Etatomierzu dotyczy ewidencji czasu pracy, w tym obecności oraz rozliczanych przerw i spóźnień.^1,6

TaskTimer: czas czynności, zleceń i projektów

TaskTimer rejestruje czas czynności i zleceń, przelicza go na bieżąco oraz udostępnia raporty wykonanej pracy.³ BioSys kieruje produkt do firm rozliczających zlecenia produkcyjne lub indywidualne projekty.³ Jeśli główną potrzebą jest rozliczenie obecności względem grafiku, trzeba odróżnić ją od pomiaru czasu poświęconego na zlecenie.

BioSys: 1 czytnik do kontroli dostępu i RCP – co oznacza przekazanie karty innej osobie?

BioSys pozwala użyć 1 czytnika do otwierania przejścia i rejestrowania czasu pracy. Przekazanie karty innej osobie podważa jednak pewność, kto jej użył.^3,5 System kontroli dostępu (KD) zarządza otwieraniem przejść, a RCP zapisuje zdarzenia na potrzeby ewidencji. Wspólny czytnik obsługuje oba zastosowania, lecz sam nie potwierdza tożsamości osoby z przekazaną kartą.

Karta zbliżeniowa jest nośnikiem, który pracownik może oddać innej osobie. BioSys wskazuje kontrolę dostępu lub dodatkową weryfikację jako sposoby ograniczenia tego problemu.⁵ Przy łączeniu KD z RCP liczy się więc nie tylko liczba urządzeń, ale też sposób weryfikacji użytkownika. Wspólny czytnik nie usuwa ryzyka przekazania karty.

Logi systemowe w Etatomierzu BioSys: eksport CSV i powiadomienia o 2 parametrach

Etatomierz BioSys umożliwia eksport logów znalezionych w wyszukiwaniu do CSV. Powiadomienia o logach zależą natomiast od zakresu licencji.⁷ Log systemowy zapisuje zdarzenie dotyczące działania systemu. Eksport pozwala pobrać wybrane zapisy, a powiadomienia dotyczą stanu ich zbioru.

Eksport wyszukanych logów do CSV

Etatomierz eksportuje do pliku CSV logi wybrane w wyszukiwaniu.⁷ Eksport obejmuje wyniki wyszukiwania, nie automatycznie wszystkie zapisy systemowe. Plik CSV pozwala wykorzystać pobrany zestaw poza widokiem logów.

Powiadomienia o liczbie i rozmiarze logów a zakres licencji

Etatomierz udostępnia powiadomienia o 2 parametrach logów: ich liczbie i rozmiarze. Otrzymują je klienci z notyfikacjami systemowymi w licencji.⁷ Dostęp do eksportu CSV nie oznacza dostępu do powiadomień. Administrator powinien więc rozróżnić potrzebę pobierania logów od potrzeby otrzymywania komunikatów o ich zbiorze.

Skala działania BioSys: 650 000 użytkowników dziennie i ponad 1 600 wdrożeń

BioSys podaje skalę korzystania ze swoich systemów, liczbę wdrożeń i udział klientów wybierających moduły integracyjne.^3,6 Dane dotyczą działalności dostawcy. Nie określają liczby użytkowników pojedynczego produktu ani technicznego limitu instalacji.

• Codzienne korzystanie z systemów BioSys dotyczy 650 000 pracowników.⁶ Wskaźnik odnosi się do systemów dostawcy, nie do pojedynczej instalacji.
• Wdrożenia BioSys przekroczyły 1 600.³ Liczba opisuje dotychczasowe realizacje, nie czas potrzebny na uruchomienie kolejnego systemu.
• Moduły integracyjne BioSys wybiera 92% klientów według danych dostawcy.⁶ Odsetek dotyczy klientów zamawiających te moduły, nie pracowników korzystających z integracji.

BioSys pokazuje skalę działalności dostawcy. Przy wyborze RCP większe znaczenie ma jednak zakres potrzebnego wdrożenia.

Opinie klientów o BioSys

Dla kogo jest BioSys, a dla kogo nie?

BioSys kieruje RCP do firm o skali zatrudnienia opisanej w ofercie. System ma służyć do ewidencji pracy w biurze, hali produkcyjnej i poza stałym miejscem pracy.^1,3 Dostawca wymienia też 6 modele organizacji: firmy produkcyjne, logistykę, placówki medyczne i administrację publiczną.¹ Wielkość firmy określa grupę docelową, nie techniczny limit systemu².

Sprawdzi się, jeśli

RCP BioSys sprawdzi się w firmie łączącej pracę biurową z pracą na hali produkcyjnej oraz w zespołach zdalnych, hybrydowych i terenowych.

• RCP BioSys odpowiada firmie łączącej pracę biurową z pracą na hali produkcyjnej.³ Istotna jest tu potrzeba prowadzenia ewidencji w obu środowiskach.
• RCP BioSys jest opisywane także dla zespołów zdalnych, hybrydowych i terenowych.³ Taki zakres pasuje do firmy, której pracownicy nie wykonują obowiązków wyłącznie w jednej lokalizacji.

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• BioSys nie kieruje opisu oferty do firm poniżej wskazanego progu zatrudnienia.¹ Dla mniejszej firmy oznacza to słabsze dopasowanie oferty, nie potwierdzony limit użytkowników.

BioSys pasuje przede wszystkim do opisanej grupy docelowej: firm ewidencjonujących czas pracy w różnych środowiskach, nie tylko przy jednym stanowisku.^1,3

Alternatywy dla BioSys

BioSys ma 4 wymienione alternatywy, lecz ich opisy nie dotyczą tego samego zakresu. RCPonline i Kadromierz przedstawiono jako systemy RCP, a Roger i BIBI firmy Micromade polecono w dyskusji o czytniku.^12,13,14 Porównanie powinno więc dotyczyć opisanego zastosowania, nie miejsca w rankingu.

Tabela zestawia rozwiązania według zastosowania oraz zakresu dostępnego opisu.

Dane w tabeli: 12,13,14

Alternatywy dla BioSys obejmują RCPonline, Kadromierz, Roger i BIBI firmy Micromade.

• RCPonline warto rozważyć, jeśli potrzebny jest RCP współpracujący z czytnikami. Opis w opiniach klientów nie porównuje jednak warunków ofert.¹³
• Kadromierz odpowiada kryterium elektronicznych wniosków urlopowych i aplikacji mobilnej. Te funkcje nie rozstrzygają o dopasowaniu pozostałych elementów wdrożenia.¹⁴
• Roger i BIBI firmy Micromade pojawiają się jako alternatywy dla czytnika, nie jako przedmiot udokumentowanego porównania całych systemów ewidencji.¹²

Najczęstsze pytania o BioSys

BioSys wspiera ewidencję i rozliczanie czasu pracy. Przy jego ocenie trzeba jednak oddzielić plan pracy, zapis pracy wykonanej oraz dane przekazywane do płac. Poniższe pytania wyjaśniają znaczenie tych zapisów w procesie kadrowym, nie opisują osobnych funkcji produktu.

Czy grafik zastępuje ewidencję czasu pracy?

Grafik określa plan pracy, a ewidencja dokumentuje czas faktycznie przepracowany. W BioSys to rozróżnienie pomaga analizować odchylenia od planu. Sam grafik nie potwierdza obecności pracownika.

Czy rozliczone godziny są tym samym co naliczone wynagrodzenie?

Rozliczenie czasu pracy dostarcza danych potrzebnych do naliczenia wynagrodzenia. Nie jest jednak listą płac. Przy ocenie BioSys warto oddzielić wynik ewidencji od dalszego procesu płacowego w firmie.

Kto odpowiada za poprawność zatwierdzonej korekty czasu pracy?

Elektroniczne zatwierdzenie zapisuje decyzję w obiegu, ale nie potwierdza samo, że korekta odpowiada rzeczywistemu przebiegowi pracy. Firma korzystająca z BioSys powinna przypisać kontrolę skorygowanych zdarzeń do właściwej roli w procesie kadrowym.

Stan prawny na: październik 2026.