Ewidencja czasu pracy — obowiązki pracodawcy i przechowywanie

Ewidencja czasu pracy to zapis, który pracodawca prowadzi osobno dla każdego pracownika. Służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.¹ W artykule wyjaśniamy, co powinna zawierać karta pracownika, kogo dotyczą obowiązki i na co zwraca uwagę Państwowa Inspekcja Pracy.

Dokumentację przechowuje się co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym ustało zatrudnienie. Dla starszej dokumentacji obowiązują odrębne zasady.²

Czym jest ewidencja czasu pracy i do czego służy?

Ewidencja czasu pracy należy do dokumentacji pracowniczej i pokazuje rzeczywisty przebieg pracy. Dzięki niej można porównać przepracowane godziny z rozkładem oraz rozliczyć odstępstwa, w tym nadgodziny. Są to godziny pracy ponad obowiązujący wymiar.

Podstawowe normy wynoszą 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym.³

Do ewidencji trafiają dane o wykonanej pracy, nie kopia planu. Zapis pozwala sprawdzić, czy rozliczenie odpowiada temu, jak pracownik faktycznie pracował. To ważne także wtedy, gdy jego godziny odbiegały od grafiku.

Ewidencja musi wskazywać liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.⁴

Czym zapis przepracowanych godzin różni się od grafiku?

Grafik pokazuje plan pracy, a ewidencja – to, co wydarzyło się w rzeczywistości.⁵ Pierwszy dokument wskazuje, kiedy pracownik miał pracować; drugi zapisuje, kiedy pracował. Jeśli zmiana przebiegła inaczej niż zaplanowano, trzeba to ująć w ewidencji. Sam grafik może pozostać bez zmian.

Sporządzony grafik musi obejmować co najmniej miesiąc. Pracownik powinien go otrzymać co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy objętej planem.³

Jakie dane o czasie pracy można zestawić w arkuszu Excel?

Arkusz Excel może zestawiać daty, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz przepracowany czas. Osobne kolumny dla planu i wykonania pomagają zauważyć różnice. Warto też oddzielić pracę od nieobecności, by suma godzin nie obejmowała dni bez pracy.

Zwolnienia od pracy, inne usprawiedliwione nieobecności i nieobecności nieusprawiedliwione ujmuje się osobno.⁴

Najważniejsze zasady ewidencjonowania czasu pracy

Ewidencjonowanie czasu pracy opiera się na rzeczywistym przebiegu pracy. Wpisy muszą być czytelne, a sumy godzin wymagają kontroli. Arkusz ewidencji czasu pracy RCPonline pozwala kontrolować roczny limit nadgodzin wynoszący 150 godzin.⁶

• Rzeczywisty przebieg pracy jest podstawą wpisu. Grafik pomaga porównać plan z wykonaniem, ale nie zastępuje zapisu przepracowanych godzin.
• Spójne oznaczenia odróżniają godziny pracy od nieobecności. Dzięki temu łatwiej odczytać kartę pracownika.
• Kontrola sum pomaga wykryć różnice między wpisami a rozliczeniem. Po korekcie dane nadal powinny być czytelne.

Jak odnotować standardowy dzień pracy?

Standardowy dzień pracy zapisuje się według godzin faktycznie przepracowanych. Dopiero potem porównuje się wpis z grafikiem. Punktem odniesienia jest podstawowa norma dobowa wynosząca 8 godzin, z wyjątkami przewidzianymi w prawie.³

• Data pracy wskazuje dzień, którego dotyczy wpis. Zapis trafia na kartę właściwego pracownika.
• Godziny pracy pokazują faktyczny początek i koniec wykonywania pracy. Nie należy zastępować ich godzinami z planu.
• Czas przepracowany wynika z zapisanych godzin. Jego suma musi zgadzać się z pozostałymi danymi w ewidencji.

Grafik pozostaje punktem odniesienia, a ewidencja pokazuje wykonanie pracy w danym dniu. Są to różne informacje. Również przy standardowym dniu ewidencja wskazuje liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.⁴

Czym jest karta ewidencji czasu pracy i co musi zawierać?

Karta ewidencji czasu pracy należy do dokumentacji pracowniczej konkretnej osoby. Jej zakres określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Na karcie zapisuje się dane o pracy oraz inne zdarzenia istotne dla rozliczenia.

Obejmuje ona między innymi dni wolne, dyżury i nieobecności.⁴

Każdy wpis na karcie musi dać się przypisać do pracownika i właściwego dnia. Czytelny układ oddziela czas pracy od pozostałych zdarzeń wpływających na rozliczenie. Dzięki temu można prześledzić przebieg pracy bez domyślania się znaczenia zapisów.

Podstawą prowadzenia ewidencji dla każdego pracownika jest art. 149 § 1 Kodeksu pracy.³

Jakie dane o godzinach pracy wpisuje się do karty?

Karta ewidencji obejmuje liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.⁷ Dane wpisuje się przy właściwym dniu, by było widać zarówno długość pracy, jak i jej przedział godzinowy. Godziny nadliczbowe oraz pracę nocną oznacza się osobno.

Pora nocna obejmuje 8 godzin wyznaczonych między 21:00 a 7:00. Godziny pracy przypadające w tym przedziale wykazuje się oddzielnie.³

Jak wykazać nieobecności i inne obowiązkowe informacje?

Nieobecności i pozostałe zdarzenia trzeba oznaczać tak, by dało się ustalić ich rodzaj i datę. § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia wymaga wykazania rodzaju i wymiaru zwolnień oraz usprawiedliwionych nieobecności. Wskazuje też na wymiar nieobecności nieusprawiedliwionych.⁴

• Dni wolne od pracy wymagają oznaczenia wraz z tytułem ich udzielenia. Taki wpis odróżnia dzień wolny od nieobecności.
• Dyżur trzeba wykazać z podaniem czasu i miejsca jego pełnienia. Oznacza on gotowość do pracy poza zwykłymi godzinami.
• Nieobecności należy rozdzielić według rodzaju, uwzględniając urlopy, zwolnienia oraz nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione. Puste pole nie mówi, dlaczego pracownik nie pracował.

Z wpisu powinno jasno wynikać, czy pracownik pracował, miał dzień wolny, pełnił dyżur czy był nieobecny. Każde z tych zdarzeń ma inne znaczenie przy rozliczeniu. Przy dyżurze zapisuje się liczbę godzin, godziny rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsce jego pełnienia.⁴

Jak uporządkować wpisy na karcie pracownika?

Wpisy na karcie pracownika porządkuje się chronologicznie i przypisuje do właściwych dat. Przy rozliczaniu czasu pracy znaczenie ma także doba pracownicza. Obejmuje ona 24 kolejnych godzin od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z obowiązującym rozkładem.³

• Identyfikacja pracownika wiąże kartę z osobą, której pracę dokumentuje. Chroni przed pomieszaniem wpisów różnych osób.
• Układ według dat pozwala prześledzić pracę w wybranym okresie. Zdarzenia z tego samego dnia pozostają przy jednej dacie.
• Jednolite oznaczenia pozwalają odczytać rodzaj zdarzenia bez zgadywania. Objaśnienie skrótów przechowuje się razem z kartą.

Chronologiczna karta pokazuje przebieg pracy konkretnej osoby. Powiązanie wpisów z datami ułatwia późniejsze rozliczenie i wyjaśnianie rozbieżności. Znaczenie każdego oznaczenia powinno pozostać czytelne.

Lista kontrolna danych na karcie w 2025 i 2026 roku

Lista kontrolna karty ewidencji czasu pracy na 2025 i 2026 rok pomaga sprawdzić zapisy o pracy i innych zdarzeniach. Jej podstawą jest dziewięć grup informacji wymienionych w § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia.⁴ Przy przeglądzie warto przejść przez następujące grupy wpisów:

• Praca wymaga danych pozwalających ustalić jej czas. Wpisy muszą też wyodrębniać szczególne rodzaje godzin.
• Dni wolne i dyżury wymagają oznaczeń wyjaśniających, dlaczego pracownik nie wykonywał zwykłej pracy.
• Nieobecności wymagają wskazania rodzaju zdarzenia. Nie powinny pozostawać niewyjaśnioną luką na karcie.
• Praca pracownika młodocianego wymaga uwzględnienia czasu wykonywania prac wzbronionych, dopuszczonych na potrzeby przygotowania zawodowego.⁷

Kompletna karta oddziela pracę od dni wolnych, dyżurów i nieobecności. W przypadku pracownika młodocianego trzeba uwzględnić także wpis właściwy dla tej grupy. Wykazuje się czas pracy przy pracach wzbronionych, dopuszczonych w celu przygotowania zawodowego.⁴

Czym jest obowiązek rejestrowania godzin i przechowywania zapisów?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy spoczywa na pracodawcy. Musi on dokumentować czas pracy pracowników i przechowywać zapisy jako część dokumentacji pracowniczej. Obowiązek pozostaje taki sam, gdy praca odbywa się poza siedzibą firmy.

Okres przechowywania zależy od daty zatrudnienia. Trzeba ją odróżnić od daty ustania stosunku pracy, która wyznacza początek liczenia wskazanego okresu. Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. wynosi on 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia.⁶

Kto odpowiada za prowadzenie zapisów: pracodawca czy pracownik?

Pracodawca odpowiada za prowadzenie ewidencji, a pracownik przekazuje informacje o przebiegu swojej pracy. Podział tych ról ma znaczenie również wtedy, gdy wpisy przygotowuje inna osoba. Tabela zestawia zadania pracodawcy i pracownika.

Pracodawca może powierzyć prowadzenie ewidencji kierownikowi działu albo specjaliście ds. kadr i płac.¹ Nie oznacza to przeniesienia odpowiedzialności za organizację dokumentacji. Pracodawca nadal odpowiada za sposób prowadzenia zapisów.

Czy każdy pracodawca musi dokumentować czas pracy?

Pracodawca dokumentuje czas pracy bez względu na miejsce jej wykonywania. Dotyczy to zarówno pracy w zakładzie, jak i pracy zdalnej. Tabela pokazuje, jakie informacje trzeba zebrać w obu przypadkach.

Praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z prowadzenia ewidencji czasu pracy.⁶ Zmienia się miejsce pozyskiwania informacji, ale nie sam obowiązek. Pracę każdego pracownika dokumentuje się zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy.³

Kogo obejmuje obowiązek prowadzenia zapisów?

Obowiązek prowadzenia ewidencji obejmuje pracowników pozostających w stosunku pracy na podstawie art. 149 § 1 Kodeksu pracy.³ Zapisy dotyczą konkretnej osoby, także gdy pracuje ona poza zakładem. Godziny osoby wykonującej umowę zlecenia potwierdza się według odrębnych zasad. Nie wypełnia się dla niej pracowniczej karty ewidencji.

Ile lat trzeba przechowywać dokumentację czasu pracy?

Ewidencję osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się przez 10 lat.

Tabela zestawia okresy przechowywania według daty zatrudnienia. Pokazuje też, od kiedy liczy się okres dla pracowników objętych zasadą 10 lat. Datę zatrudnienia należy więc ustalić przed określeniem terminu przechowywania.

Dane w tabeli: 8

O właściwym okresie przechowywania rozstrzyga data zatrudnienia pracownika. Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. punktem liczenia jest koniec roku ustania stosunku pracy. To inna data niż dzień zamknięcia karty.

Lista obecności a rejestr godzin: zakres, pracownicy i dopuszczalne formy

Lista obecności potwierdza obecność pracownika. Ewidencja czasu pracy ma szerszy zakres: dokumentuje pracę i zdarzenia potrzebne do jej rozliczenia. Pracodawca może zbierać godziny w osobnym rejestrze, ale dane muszą trafić do ewidencji pracownika.

System RCP służy do rejestracji czasu pracy i może dostarczać zapisy wejść oraz wyjść. Takie dane pomagają ustalić przebieg dnia. Nie należy jednak utożsamiać zakresu zapisów z systemu z zakresem wymaganej dokumentacji pracowniczej.⁹

Czym lista obecności różni się od zapisu czasu pracy?

Lista obecności nie zastępuje obowiązkowej ewidencji czasu pracy. Nie zawiera wszystkich danych potrzebnych do rozliczenia.¹ Samo potwierdzenie obecności nie wyjaśnia, jaki rodzaj pracy lub nieobecności przypadał na dany dzień.

Lista może być dokumentem pomocniczym. Pełna karta musi wykazywać liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.⁴

W jakiej formie można dokumentować czas pracy pracownika?

Czas pracy pracownika można dokumentować na papierze albo elektronicznie. Wybrana forma musi pozwalać prowadzić i przechowywać wymaganą dokumentację. Arkusz lub system porządkuje wpisy, ale sam w sobie nie gwarantuje kompletności ewidencji.

Raport wejść i wyjść z budynku może pomijać nadgodziny, pracę nocną, zwolnienia i urlopy. Są to dane wymagane w ewidencji czasu pracy.⁵

Co decyduje o wyborze formy rejestru godzin?

Forma rejestru godzin musi pozwalać przypisać wpisy do pracownika i odczytać rodzaj zdarzenia. Powinna też umożliwiać przechowywanie dokumentacji przez właściwy okres, na przykład 10 lat dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.⁶ Papierowe karty wymagają fizycznego zabezpieczenia, a dokumenty elektroniczne – kontroli dostępu i możliwości odczytu.

O wyborze formy decyduje możliwość prowadzenia kompletnej ewidencji. Sam zapis obecności nie wystarczy.

Jak wypełniać, sprawdzać i poprawiać zapisy czasu pracy?

Ewidencję wypełnia się na podstawie rzeczywistego przebiegu pracy. Przed rozliczeniem wynagrodzenia trzeba sprawdzić wpisy i wyjaśnić rozbieżności. Korekta powinna pozostawić czytelny zapis zmiany.

Kartę aktualizuje się przed wypłatą wynagrodzenia co najmniej 1 raz w miesiącu.¹

Jakich błędów unikać przy wpisywaniu godzin?

Wpisy godzin pracy nie mogą automatycznie powielać grafiku. Nie należy też oznaczać pracy i nieobecności w ten sam sposób. Godziny rozpoczęcia i zakończenia przypisuje się do właściwej daty oraz pracownika.

Różnicę między wpisem a informacją o wykonanej pracy trzeba wyjaśnić przed rozliczeniem. Kartę aktualizuje się co najmniej 1 raz w miesiącu.¹

Jak skorygować błędny wpis?

Błędny wpis w ewidencji czasu pracy poprawia się po ustaleniu rzeczywistego przebiegu pracy. Przyczyna zmiany musi pozostać możliwa do odczytania.¹⁰ Korektę warto przeprowadzić w następującej kolejności:

• Wpis wymagający korekty trzeba wskazać przez datę i nazwisko pracownika.
• Przebieg pracy należy ustalić na podstawie dostępnych informacji o danym dniu.
• Korektę ewidencji trzeba zapisać czytelnie i wyjaśnić zmienione dane.
• Rozliczenie czasu pracy należy porównać z poprawionym wpisem.

Poprawiona karta powinna pokazywać właściwy przebieg pracy. Musi też pozwalać zrozumieć, dlaczego zmieniono wcześniejszy zapis. Dzięki temu korekta nie tworzy kolejnej niejasności.

Jak skontrolować kompletność i poprawność zapisów?

Kontrola ewidencji czasu pracy wymaga porównania wpisów z danymi o pracy, nieobecnościach i odpoczynku. Znaczenie ma również odstęp między kolejnymi zmianami. Na tej podstawie można ocenić zachowanie wymaganego odpoczynku dobowego wynoszącego 11 godzin.¹¹

• Daty w karcie trzeba przejrzeć pod kątem luk, których nie wyjaśniają inne wpisy.
• Godziny pracy należy zestawić z informacjami o faktycznym rozpoczęciu i zakończeniu pracy.
• Rodzaje zdarzeń wymagają sprawdzenia, by pracy, dnia wolnego i nieobecności nie oznaczono jednakowo.
• Odpoczynek dobowy sprawdza się między zakończeniem pracy a rozpoczęciem kolejnej. Wymagany nieprzerwany odpoczynek wynosi 11 godzin.^11,12

Kompletna ewidencja pozwala rozliczyć czas pracy. Pomaga też znaleźć wpisy wymagające wyjaśnienia. Kontrola przed wypłatą ogranicza ryzyko przeniesienia błędu do rozliczenia.

Papier czy system, karta miesięczna czy roczna – wybór sposobu prowadzenia zapisów

Forma i układ ewidencji czasu pracy powinny ułatwiać czytelne prowadzenie zapisów. Pracodawca musi móc odnaleźć dane konkretnej osoby. Wybiera zarówno nośnik dokumentacji, jak i okres objęty kartą: 1 miesiąca albo 1 roku.¹³

• Papierowa ewidencja czasu pracy wymaga ręcznego wpisywania danych i przechowywania kart. Może odpowiadać pracodawcy, który na bieżąco porządkuje dokumenty.
• Elektroniczna ewidencja czasu pracy pozwala wprowadzać i odczytywać wpisy w systemie. Wymaga zapewnienia dostępu do zapisów oraz ochrony danych.
• Układ karty wyznacza okres zestawienia wpisów. Krótszy ułatwia przegląd zmian, a roczny daje wgląd w cały rok.

Kiedy wybrać papierową, a kiedy elektroniczną formę dokumentacji?

Papierową ewidencję można wybrać, gdy ręczne wpisy i archiwizowanie kart pozwalają utrzymać porządek. Forma elektroniczna odpowiada potrzebie odczytywania i porządkowania zapisów w systemie. Papier wymaga ochrony fizycznych kart, a system – kontroli dostępu.

W obu przypadkach trzeba móc odtworzyć zapisy przez właściwy okres. Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. wynosi on 10 lat.⁶

Czym różni się miesięczna karta od rocznej?

Miesięczna karta ewidencji czasu pracy obejmuje 1 miesiąc, a roczna karta – 1 rok. Przepisy nie nakazują wyłącznie jednego z tych układów.¹³ Roczna karta ułatwia przegląd danych z całego roku.

Karty obejmujące krótsze okresy stosuje się przy bardziej skomplikowanych lub zmianowych systemach pracy.^13,14

Tabela porównuje kartę miesięczną i roczną. Różni je okres, za który zestawiono wpisy. W obu układach dane muszą pozostać czytelne.

Dane w tabeli: 6

Układ karty warto dopasować do organizacji pracy. Znaczenie ma też sposób późniejszego przeglądania wpisów. Sama długość okresu na karcie nie zmienia zakresu wymaganych danych.

Wyjątki od zapisu godzin i skutki nieprawidłowości podczas kontroli PIP

Brak ewidencji czasu pracy lub nierzetelne wpisy narażają osobę odpowiedzialną na sankcje podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). RCPonline podaje, że od 8 lipca 2026 r. grzywna za brak ewidencji wynosi od 2000 zł do 60 000 zł.⁶ Szczególne zasady dotyczą zapisu godzin wybranych grup pracowników.

Nie oznaczają rezygnacji z całej dokumentacji pracowniczej.¹⁵

Co grozi za brak wymaganych zapisów?

Brak wymaganej ewidencji czasu pracy lub nierzetelne jej prowadzenie może skończyć się grzywną. Celowe fałszowanie wpisów może też prowadzić do odpowiedzialności karnej.¹ SD Worx wskazuje grzywnę za brak ewidencji od 1000 zł do 30 000 zł.¹ RCPonline podaje górną granicę mandatu PIP w wysokości 5000 zł.⁶

Kwoty przywołane przez SD Worx i RCPonline odnoszą się do różnych wskazań dotyczących dat ich obowiązywania.

Których pracowników dotyczą szczególne zasady dokumentowania godzin?

Szczególne zasady ewidencjonowania godzin dotyczą pracowników w zadaniowym czasie pracy oraz osób zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy. Obejmują też pracowników otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę nocną.⁷ Zadaniowy czas pracy opiera się na wyznaczonych zadaniach, a ryczałt jest ustaloną z góry kwotą za wskazany rodzaj pracy.

Przynależność do jednej z tych grup zmienia zakres zapisów o godzinach. Nie znosi obowiązku prowadzenia dokumentacji pracownika.

Kiedy nie trzeba zapisywać godzin pracy?

Uproszczona ewidencja czasu pracy nie wymaga wpisywania godzin pracy osób należących do wskazanych grup. Nadal trzeba jednak dokumentować między innymi ich nieobecności.⁷ Pracodawca musi odróżnić brak obowiązku zapisu godzin od pozostawienia pustej karty.

Dzień nieobecności powinien być możliwy do ustalenia na podstawie dokumentacji.

Kto odpowiada za błędy i jakie mogą być ich konsekwencje?

Pracodawca odpowiada za organizację prawidłowego prowadzenia ewidencji. Błędne wpisy mogą utrudnić wykazanie przebiegu pracy podczas kontroli PIP. Fałszowanie ewidencji czasu pracy ma poważniejsze skutki niż pomyłka wymagająca poprawienia. RCPonline wskazuje za nie karę pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.⁶

Czytelna historia korekt pomaga odróżnić omyłkę od świadomej zmiany zapisu.¹⁶

Nadgodziny, praca nocna i nieobecności w zapisach czasu pracy

Ewidencja czasu pracy musi rozróżniać zdarzenia wpływające na rozliczenie. Zapisuje się w niej pracę nocną, nadgodziny, dyżury i miejsce ich pełnienia. Trzeba też wskazać dni wolne wraz z tytułem ich udzielenia oraz nieobecności.⁷

Pora nocna obejmuje 8 godzin wyznaczonych między 21:00 a 7:00.³

Jak odnotować nadgodziny, godziny nocne i nieobecności?

Godziny nadliczbowe, pracę w porze nocnej i nieobecności oznacza się przy właściwych datach. Wpisy powinny odróżniać te zdarzenia od zwykłych godzin pracy. Arkusz ewidencji RCPonline pozwala kontrolować roczny limit 150 godzin nadliczbowych.⁶

• Godziny nadliczbowe trzeba wyodrębnić z czasu przepracowanego danego dnia. Ułatwia to ustalenie godzin wymagających osobnego rozliczenia.
• Praca w porze nocnej powinna być przypisana do godzin, w których faktycznie ją wykonywano. Oznaczenie całej zmiany jako nocnej nie pokazuje jej zakresu.
• Nieobecność wymaga wskazania jej rodzaju. Puste pole nie wyjaśnia, dlaczego pracownik nie wykonywał pracy.

Czytelna karta oddziela godziny pracy od nieobecności. Pozwala też rozliczyć każdy rodzaj zdarzenia. Przy nadgodzinach i pracy nocnej znaczenie mają godziny faktycznie przepracowane.

Wzory dokumentów oraz zasady ich przechowywania i udostępniania

Dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję czasu pracy, trzeba zabezpieczyć i uporządkować według pracowników. Powinna być też gotowa do udostępnienia uprawnionym osobom. Papierowe i elektroniczne zapisy należy chronić przed utratą, zniszczeniem oraz nieupoważnionym dostępem.¹

Wzór ewidencji RCPonline zawiera 12 arkuszy miesięcznych.⁶

Jak zabezpieczyć przechowywane zapisy czasu pracy?

Zapisy czasu pracy muszą pozostać czytelne przez cały okres przechowywania. Dostęp do nich powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. okres ten wynosi 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia.⁶

• Papierowe karty ewidencji wymagają ochrony przed uszkodzeniem i dostępem osób nieupoważnionych.
• Elektroniczne zapisy czasu pracy wymagają kontroli dostępu oraz zabezpieczenia przed utratą.
• Porządek w dokumentacji musi pozwalać odnaleźć zapisy właściwego pracownika bez ujawniania danych innych osób.

Od kiedy liczyć okres przechowywania dokumentacji pracownika?

Okres przechowywania dokumentacji pracownika, objęty zasadą liczenia od końca roku, zaczyna się z końcem roku kalendarzowego ustania stosunku pracy.⁶ Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. wynosi 10 lat.⁶ Data zamknięcia karty ewidencji nie zastępuje daty ustania zatrudnienia. Dokumenty trzeba przechowywać z informacją pozwalającą ustalić właściwy początek okresu.

Jak przygotować dokumenty w postaci papierowej lub elektronicznej?

Papierową lub elektroniczną ewidencję czasu pracy przygotowuje się tak, by można było odczytać wpisy konkretnego pracownika. Musi być również jasne, jakiego okresu dotyczą. Wzór RCPonline z 12 arkuszami miesięcznymi pokazuje przykładowy układ dokumentu.⁶

• Karta pracownika musi zawierać dane pozwalające przypisać zapisy do właściwej osoby.
• Wpisy w karcie należy uporządkować według dat i oznaczyć w czytelny sposób.
• Dokument elektroniczny trzeba przygotować tak, aby dało się odczytać i przekazać zapisy.

Jak udostępniać dokumentację pracownikowi i podczas kontroli?

Ewidencję czasu pracy pracownika udostępnia się tak, by mógł odczytać własne wpisy. Nie należy przy tym ujawniać dokumentacji innych osób. Pracownik może żądać dostępu do swojej ewidencji, w tym kopii lub odpisu.¹

• Wniosek pracownika należy powiązać z jego własną ewidencją, a nie z kartami innych osób.
• Kopię lub odpis przygotowuje się z czytelnych zapisów dotyczących tego pracownika.
• Dokumentację do kontroli trzeba uporządkować tak, by łatwo odnaleźć kartę wskazanej osoby.

Zabezpieczona dokumentacja pozwala udostępnić właściwe wpisy. Porządek w kartach ogranicza ryzyko ujawnienia danych innych pracowników. Znaczenie ma zarówno czytelność zapisów, jak i sposób dostępu do nich.

Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa przy umowie zlecenia?

Umowa zlecenia wymaga potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Nie wymaga natomiast pracowniczej karty ewidencji czasu pracy. Jeśli umowa nie określa sposobu potwierdzania godzin, zleceniobiorca przekazuje informację przed wypłatą wynagrodzenia. Może zrobić to pisemnie lub elektronicznie.¹

Tabela porównuje umowę o pracę z umową zlecenia. Pokazuje, czyje godziny się zapisuje i jaki jest zakres danych. Wskazuje też dokument właściwy dla każdej z tych umów.

Dane w tabeli: 6

Ewidencję godzin wykonania umowy zlecenia przechowuje się przez 3 lata według RCPonline.⁶ Przy zleceniu potwierdza się czas wykonania usługi. Nie wypełnia się pracowniczej karty ewidencji czasu pracy.¹⁷

Oznaczenia godzin, nieobecności i innych wpisów na karcie

Oznaczenia na karcie ewidencji czasu pracy muszą rozróżniać godziny pracy, nadgodziny, dyżury, dni wolne i nieobecności. Przepisy nie narzucają jednolitego wzoru karty ani symboli przyczyn nieobecności.¹ Pracodawca może używać własnych skrótów, jeśli dołączy ich czytelne objaśnienie.

Godziny pracy wykazuje się zgodnie z § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia.⁴

• Godziny nadliczbowe potrzebują oznaczenia odróżniającego je od pozostałych godzin pracy.
• Dyżur trzeba oznaczyć osobno, tak aby dało się odczytać również miejsce jego pełnienia.
• Dzień wolny wymaga oznaczenia wskazującego tytuł jego udzielenia.
• Usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy wymagają różnych oznaczeń. Karta musi wskazywać rodzaj nieobecności.
• Zwolnienie od pracy należy odróżnić od urlopu oraz innych nieobecności.

Jednolita legenda wyjaśnia znaczenie symboli użytych na karcie. Dzięki niej nie trzeba domyślać się przyczyny nieobecności. Każdy wpis pozostaje zrozumiały także przy późniejszym przeglądzie dokumentacji.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.