RCP Online — opinie, aplikacja i wdrożenie

Czym jest RCP Online i dla kogo powstał?

RCP Online to system rejestracji czasu pracy oferowany przez RCPonline Sp. z o.o. Rejestracja zapisuje zdarzenia związane z pracą, a ewidencja wykorzystuje je w dokumentacji pracowniczej.
Wybór systemu powinien uwzględniać pracownika rejestrującego czas, kierownika nadzorującego zespół oraz kadry przygotowujące rozliczenia. Dostawca figuruje w rejestrze przedsiębiorców pod numerem KRS 0000936747¹.

• Wielkość firmy: Oferta jest skierowana do firm różnej wielkości. Pakiet RCPonline MINI przeznaczono dla zespołów do 10 pracowników, a firmom zatrudniającym ponad 500 pracowników dostawca przygotowuje ofertę indywidualną.^2,3

System może służyć małym zespołom i dużym organizacjom. Firmy zatrudniające ponad 500 pracowników otrzymują jednak ofertę indywidualną zamiast wybierać jeden ze wskazanych pakietów.
Najpierw warto ustalić liczbę osób objętych ewidencją oraz to, kto odpowiada za rejestrację, nadzór i pracę z danymi w kadrach. Sama nazwa systemu nie rozstrzyga, czy pasuje on do tych procesów.

Funkcje RCP Online

RCP Online łączy rejestrację zdarzeń z planowaniem grafików, obsługą urlopów i rozliczaniem nadgodzin. Zapis wejść, wyjść oraz przerw zasila elektroniczną listę obecności i pokazuje bieżący status pracowników.^2,4
System udostępnia ponad 40 predefiniowanych rodzajów dni, w tym różne rodzaje nieobecności⁵.

• Metody rejestracji: Pracownik może zapisać zdarzenie przez czytnik QR lub NFC, aplikację mobilną, panel WWW, e-mail, SMS albo PIN w aplikacji Czytnik RCP. Metody te różnią się sposobem zapisu, lecz nie tworzą osobnych rodzajów ewidencji.^2,6
• Grafik i raporty: System porównuje plan z wykonaniem, wykrywa nieprawidłowości oraz tworzy raporty i karty ewidencji czasu pracy. Grafik wyznacza plan, a karta dokumentuje czas po rozliczeniu.^2,4
• Urlopy: Elektroniczne wnioski łączą się z kalendarzem urlopowym, rozliczaniem urlopów oraz powiadomieniami o statusie zgłoszenia.³
• Nadgodziny: Rozliczenie bierze pod uwagę dni wolne, święta i dodatki 50% oraz 100%. Nadgodziny można wypłacić albo odebrać.³
• Reguły rozliczeń: Pracodawca może ustawić tolerancję spóźnień, przerwy płatne i bezpłatne oraz zasady naliczania nadgodzin. O wyniku rozliczenia decydują więc także przyjęte reguły, nie tylko godzina wejścia.^3,4
• Aplikacja pracownika: Aplikacja RCPonline – Pracownik działa na iOS i Androidzie. Pozwala rejestrować czas, zapisać geolokalizację miejsca rejestracji oraz wysyłać wnioski urlopowe. Lokalizacja odnosi się do miejsca odbicia zdarzenia, co warto uwzględnić przy wyborze metody dla zespołu.⁶

RCP Online obsługuje zarówno zapis obecności, jak i późniejsze rozliczenie czasu. Przy wyborze trzeba osobno ocenić metodę rejestracji oraz reguły, według których kadry interpretują zdarzenia.
Co do zasady pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie⁷.

Ile kosztuje RCP Online?

Stawki RCP Online zaczynają się od 4,50 zł netto za pracownika w RCPonline MINI, 6,50 zł netto za pracownika w RCPonline STANDARD oraz 8,50 zł netto za pracownika w RCPonline BIZNES. Do ceny dochodzi VAT 23%.
To stawki „od”. Koszt dla firmy zależy od liczby pracowników, pakietu, dodatków i sposobu płatności.³

Plany i abonamenty

RCPonline MINI obejmuje maksymalnie 10 pracowników. Przy liczbie ponad 50 pracowników można zapytać o ofertę indywidualną. Firmom zatrudniającym ponad 500 pracowników dostawca przygotowuje taką ofertę.³

Dane w tabeli: 3

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

W RCP Online Foto-rejestracja i Lokalizacja są płatne osobno, poza stawką pakietu. Bezpłatny okres próbny trwa 14 dni.^2,3
Tabela pokazuje te pozycje oddzielnie, aby nie mylić ceny abonamentu z kosztem korzystania z dodatków.

Dane w tabeli: 2,3

Łączny koszt zależy od liczby pracowników, pakietu i dodatków. Przy płatności kwartalnej lub rocznej obowiązują wskazane wyżej warunki obniżki.
Bezpłatny okres próbny trwa 14 dni. Po jego zakończeniu podstawą naliczenia są stawki wybranego pakietu i dodatków, powiększone o VAT 23%.^2,3

Wersje, limity i sposób udostępniania RCP Online

RCP Online udostępnia panel WWW, a zakres funkcji zależy od wyboru RCPonline MINI, RCPonline STANDARD lub RCPonline BIZNES. Z panelu można korzystać na komputerze, tablecie i smartfonie. Do uruchomienia systemu nie trzeba własnego serwera, instalowania oprogramowania ani okablowania.²
Pakiety różnią się głównie obsługą harmonogramów, rozliczeń i funkcji administracyjnych.³

• RCPonline MINI: Pakiet jest przeznaczony dla zespołu do 10 pracowników i pozwala ustawić 1 harmonogram pracy. Nie obejmuje pracy na projektach i lokalizacjach, przenoszenia nadgodzin między miesiącami ani archiwizacji pracowników.³
• RCPonline STANDARD: Pozwala korzystać z wielu harmonogramów, pracować na projektach i lokalizacjach oraz przenosić nadgodziny między miesiącami. Archiwizacja pracowników ma w tym pakiecie limit.³
• RCPonline BIZNES: Umożliwia archiwizację pracowników bez limitu. Tylko ten pakiet obejmuje automatyczne uzupełnianie brakujących zdarzeń, zaokrąglanie czasu pracy, analizę grafiku według Kodeksu pracy i wieloetapową akceptację wniosków.³
• Funkcje administracyjne: RCPonline MINI i RCPonline STANDARD nie dają dostępu do API, automatycznego importu zwolnień z ZUS, symulacji wynagrodzeń ani logów zmian. API służy do wymiany danych między systemami; jego brak ogranicza możliwości integracji tych pakietów.³

Panel w przeglądarce zmniejsza wymagania wobec infrastruktury firmy. Nie usuwa jednak różnic między pakietami.
Od wyboru wersji zależy, czy firma otrzyma wiele harmonogramów zamiast 1 harmonogramu w MINI, rozliczanie czasu między miesiącami oraz potrzebne funkcje administracyjne.^2,3

Integracje RCP Online

RCP Online pozwala wymieniać pliki z systemami kadrowo-płacowymi we wszystkich pakietach. Automatyczny import zwolnień lekarskich z ZUS i dostęp do API należą natomiast do RCPonline BIZNES.³
Przy wymianie plikowej kadry muszą obsłużyć import lub eksport; automatyczny import zwolnień pomija ten krok.³ Pakiet BIZNES kosztuje od 8,50 zł netto miesięcznie za pracownika³.

Dane w tabeli: 3

Pliki można wymieniać z systemem kadrowo-płacowym niezależnie od pakietu. W cenniku rozbudowane integracje RCPonline BIZNES, w tym Google Drive i Zapier, mają oznaczenie „już wkrótce”.³
Możliwości dołączania plików z Google Drive do wniosków nie należy więc traktować jako dostępności całej zapowiadanej integracji.³ BIZNES kosztuje o 4 zł netto miesięcznie za pracownika więcej niż MINI. Stawki zaczynają się odpowiednio od 8,50 zł i 4,50 zł³.

Wdrożenie i wsparcie RCP Online

Dostawca RCP Online deklaruje uruchomienie ekosystemu sprzętu i oprogramowania w 1 dzień. Szkolenie i instalację na miejscu wycenia indywidualnie.^2,3
Deklaracja czasu odnosi się do startu systemu, nie do ceny pracy w siedzibie firmy. Przy planowaniu wdrożenia trzeba te dwie kwestie rozdzielić.^2,3

• Uruchomienie: Według dostawcy ekosystem sprzętu i oprogramowania można uruchomić w 1 dzień. To deklarowany czas startu systemu, a nie opis szkolenia pracowników.²
• Usługi na miejscu: Szkolenie i instalacja w siedzibie klienta mają indywidualną wycenę. Firma planująca te usługi powinna rozpatrywać ich koszt oddzielnie od deklarowanego 1 dnia uruchomienia ekosystemu.³

Dostawca deklaruje start w 1 dzień. Szkolenie i instalacja na miejscu wymagają indywidualnej wyceny. Sam czas uruchomienia nie określa kosztu tych usług.^2,3

Co RCP Online robi inaczej niż konkurencja?

Według deklaracji dostawcy automatyzacja rozliczeń w RCP Online pozwala zaoszczędzić do 50 godzin miesięcznie. Nie jest to wynik gwarantowany każdej firmie. Liczba ta nie dowodzi też przewagi nad konkretnym konkurentem.²

• Korzyść dla kadr: Deklarowane do 50 godzin miesięcznie dotyczy pracy nad rozliczeniami. Ma więc największe znaczenie tam, gdzie kadry wykonują te czynności ręcznie. Punktem porównania jest czas faktycznie poświęcany na przygotowanie rozliczeń, nie cały czas pracy działu.
• Granica deklaracji: Sformułowanie „do 50 godzin miesięcznie” wskazuje górną wartość podawaną przez dostawcę. Nie oznacza stałej oszczędności co miesiąc ani porównania z innym systemem.²

Firma może zestawić deklarację dostawcy z własnym nakładem pracy nad rozliczeniami. O przydatności automatyzacji decyduje zakres czynności wykonywanych ręcznie. Liczba 50 godzin miesięcznie nie zastąpi takiego porównania.²

Plusy i minusy RCP Online

Dostawca RCP Online przytacza pozytywne opinie klientów i deklaruje oszczędność do 50 godzin miesięcznie przy rozliczeniach. Zakres wsparcia zależy jednak od pakietu. Opinie dotyczą doświadczeń cytowanych klientów, a deklarowana oszczędność nie jest gwarancją wyniku dla każdej firmy.^2,3

Jeżeli firmie wystarcza kontakt mailowy, ograniczenie RCPonline MINI nie zmienia sposobu korzystania ze wsparcia. Gdy potrzebny jest telefon, pakiet MINI nie spełni tego warunku.³
STANDARD to najtańszy pakiet ze wsparciem telefonicznym. Kosztuje o 2 zł netto miesięcznie za pracownika więcej niż MINI³.

RCP Online a obowiązkowa ewidencja czasu pracy: czym różni się od listy obecności?

RCP Online służy do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Lista obecności potwierdza obecność pracownika, ale nie zastępuje obowiązkowej ewidencji. Obowiązek jej prowadzenia wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy.⁸
Dokumentację osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy⁹.

Art. 149 § 1 Kodeksu pracy a dane w karcie ewidencji

Dostawca RCP Online deklaruje, że ewidencja zawiera dane wymagane przepisami. Wskazuje też kontrolę odpoczynku dobowego, tygodniowego i limitu nadgodzin.⁴
Dokumentację można prowadzić elektronicznie, jeśli zawiera wymagane dane, jest zabezpieczona i można wydać pracownikowi jej kopię.⁴ Co do zasady odpoczynek tygodniowy wynosi co najmniej 35 nieprzerwanych godzin⁷.

• Zadaniowy czas pracy: W tym systemie nie ewidencjonuje się godzin pracy, lecz nadal zapisuje dni pracy, urlopy i nieobecności. Zmienia się zakres dokumentacji, a nie sam obowiązek prowadzenia ewidencji.¹⁰
• Ochrona danych: Dostawca deklaruje zgodność z RODO i wskazuje zabezpieczone serwery, szyfrowane połączenia oraz regularne kopie zapasowe. Ta deklaracja dotyczy ochrony dokumentacji, nie zakresu danych wymaganych w karcie ewidencji.²

Korekty zdarzeń i historia zmian dostępna w RCPonline BIZNES

W RCP Online pracownik może zgłosić korektę zdarzenia. System zachowuje historię zmian i wysyła powiadomienia o statusie zgłoszenia.⁴
Osobną funkcją są logi zmian, które pozwalają prześledzić działania w systemie; dostęp do nich daje RCPonline BIZNES.⁴ Firma potrzebująca takiego wglądu musi uwzględnić ograniczenie do tego pakietu. Dostęp do logów zapewnia BIZNES ze stawką od 8,50 zł netto miesięcznie za pracownika³.

RCP Online bez dostępu do Internetu: kiedy można zarejestrować pracę SMS-em?

RCP Online umożliwia rejestrację rozpoczęcia i zakończenia pracy SMS-em bez dostępu do Internetu, jeśli wybrany pakiet udostępnia tę metodę. Wystarczy wysłać odpowiednio START albo STOP.^2,3
Pakiet MINI pozwala wybrać 1 metodę rejestracji.

SMS START i STOP jako rozwiązanie zapasowe

SMS może służyć pracownikowi poza zasięgiem Internetu; dostawca wymienia też e-mail jako metodę zapasową.²
Nie każda metoda działa jednak bez połączenia. Czytniki RCP Online i panel WWW wymagają Internetu.² SMS zapisuje zdarzenie bez Internetu, o ile można wysłać wiadomość. Metodę tę da się wybrać już w MINI, gdzie dostępna jest jedna metoda rejestracji³.

Wybór metod: 1 w RCPonline MINI, 2 w RCPonline STANDARD

RCPonline MINI pozwala wybrać 1 metodę rejestracji, RCPonline STANDARD – 2 metody, a RCPonline BIZNES daje dostęp do wszystkich metod.³
Limit ma znaczenie, jeśli SMS ma działać jako zapasowy sposób rejestracji obok metody podstawowej.

• RCPonline MINI – 1 metoda: Wybranie SMS-a zajmuje jedyną dostępną metodę rejestracji.³
• RCPonline STANDARD – 2 metody: Można wybrać SMS oraz jeszcze jedną metodę.³
• RCPonline BIZNES – wszystkie metody: Dodanie SMS-a nie wymaga ograniczenia wyboru do 1 lub 2 metod.³

RCP Online na własnym urządzeniu czy z wynajętym czytnikiem?

RCP Online pozwala uruchomić aplikację Czytnik RCP na własnym urządzeniu albo wynająć czytnik dostarczony i skonfigurowany przez dostawcę.^2,3
Opcje różnią się wymaganiami sprzętowymi i opłatami. Kolejne własne urządzenie kosztuje 20 zł netto miesięcznie, a przy wynajmie dochodzi jednorazowa aktywacja czytnika.^3,6

Czytnik RCP: Android 7.0 lub nowszy i 1 urządzenie w cenie pakietu

Do uruchomienia Czytnika RCP na własnym sprzęcie potrzebny jest Android 7.0 lub nowszy oraz wyposażenie do odczytu kodów QR albo NFC.

Kolejne własne urządzenie za 20 zł netto miesięcznie a wynajem czytnika QR za 80 zł netto za sztukę miesięcznie

Każde kolejne własne urządzenie z aplikacją Czytnik RCP kosztuje 20 zł netto miesięcznie. Przy wynajmie firma płaci miesięczną stawkę za sztukę oraz jednorazową opłatę aktywacyjną.^3,11

Dane w tabeli: 3,11

Jeśli firma ma zgodny sprzęt, opłata 20 zł netto miesięcznie za kolejne urządzenie jest niższa niż podane stawki wynajmu czytników.
Wynajem oznacza korzystanie ze sprzętu dostarczanego i konfigurowanego przez dostawcę. Trzeba przy tym doliczyć aktywację każdej sztuki.^2,3

RCP Online do ewidencji godzin na projekty B+R i NCBR

RCP Online pozwala przypisywać czas pracy do projektów i zadań. Dostawca przedstawia moduł zadań również jako narzędzie do ewidencji godzin w projektach B+R i NCBR.¹⁰
Praca na projektach jest dostępna od STANDARD, a pozycja „Zadania i projekty” kosztuje 2 zł za pracownika miesięcznie. To odrębne warunki wyboru.³

Timer, wpis ręczny i tablice Kanban w pracy nad zadaniami

W RCP Online czas przypisuje się do projektu lub zadania timerem albo ręcznie – dostępne są 2 sposoby zapisu. Można też delegować zadania i obserwować ich postęp na tablicach Kanban, gdzie zadania są uporządkowane według etapów pracy.¹⁰
Do zestawienia nakładu pracy potrzebny jest zapis godzin. Sam status zadania nie wystarczy.

• Ewidencja nakładu: Timer i wpis ręczny zapewniają 2 sposoby przypisania czasu do projektu lub zadania.¹⁰
• Organizacja pracy: Delegowanie zadań i tablica Kanban pomagają śledzić postęp obok 2 sposobów zapisu czasu.¹⁰

Dostępność od RCPonline STANDARD i dodatek Zadania i projekty za 2 zł za pracownika miesięcznie

Pracę na projektach obsługuje RCPonline STANDARD, lecz nie RCPonline MINI. Cennik wymienia zarazem dodatek Zadania i projekty przy RCPonline MINI, RCPonline STANDARD i RCPonline BIZNES. Jego cena wynosi 2 zł za pracownika miesięcznie.³
Obecność dodatku w cenniku przy RCPonline MINI nie znosi ograniczenia dotyczącego pracy na projektach. Firma ewidencjonująca godziny na B+R lub NCBR powinna zacząć od pakietu obsługującego projekty i osobno uwzględnić koszt dodatku.^3,10

Opinie klientów o RCP Online

Dla kogo jest RCP Online, a dla kogo nie?

RCP Online jest kierowany do firm ewidencjonujących pracę w biurze, zdalnie i w terenie. Wśród wskazanych zastosowań są przedsiębiorstwa budowlane korzystające z czytnika oznaczonego IP68.^2,3
O wyborze powinny decydować miejsce rejestracji i wymagania wobec urządzenia, a nie sama branża. Wynajem czytnika IP68 kosztuje 110 zł netto za sztukę miesięcznie, a aktywacja 199 zł netto.

Sprawdzi się, jeśli

• Pracownicy wykonują pracę w różnych miejscach: Dostawca opisuje korzystanie z systemu w biurze oraz podczas pracy zdalnej i terenowej. Metodę można dobrać do miejsca pracy; STANDARD udostępnia 2 metody.²
• Firma działa w branży wskazanej przez dostawcę: Wśród zastosowań są hotelarstwo, gastronomia, placówki medyczne i oświatowe oraz przedsiębiorstwa przemysłowe i budowlane. Sama branża nie przesądza o sposobie rejestracji; MINI pozwala wybrać 1 metodę.²
• Rejestracja odbywa się na budowie: Dostawca wskazuje Czytnik IP68 między innymi do trudnych warunków na placu budowy. IP68 opisuje parametr urządzenia, lecz nie gwarantuje dopasowania do każdego stanowiska.^2,3

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Wymagasz innej klasy ochrony urządzenia: Jeśli firma potrzebuje klasy ochrony wyższej niż IP68, wskazany Czytnik IP68 nie spełni tego warunku.^2,3

RCP Online umożliwia ewidencję czasu pracy w wymienionych środowiskach. Przy pracy terenowej trzeba porównać wymagania stanowiska z parametrem IP68 czytnika. Sama branża nie wystarczy do wyboru.

Alternatywy dla RCP Online

RCP Online warto zestawiać z systemami odpowiadającymi sposobowi rejestracji i rozliczania pracy. Długość okresu próbnego nie powinna być jedynym kryterium.
Wśród alternatyw Proplanum podaje cenę od 12 zł netto za pracownika oraz 21 dni testów. Przy tej stawce nie określono okresu rozliczeniowego.¹²

Dane w tabeli: 12,13,14,15

• inEwi: Produkt do porównania przez firmę, która potrzebuje ewidencji czasu na projekty, raportów i grafików. W RCP Online dodatek „Zadania i projekty” kosztuje 2 zł za pracownika miesięcznie.¹⁶
• Icon24 i IconRCP: Rozwiązania do porównania przy rejestracji kartą, brelokiem lub kodem oraz dostępie przez przeglądarkę podczas pracy zdalnej. Wynajem Czytnika NFC w RCP Online kosztuje 90 zł netto za sztukę miesięcznie.¹⁷
• Roger RCP Master 4 i RCP Master 4 Web: Produkty do porównania, gdy firmie zależy na module pracowniczym i współpracy z kontrolą dostępu RACS.¹⁸

Osobną kategorię stanowią Excel, papierowa lista obecności oraz ręczne zgłoszenia e-mailem lub SMS-em. Dostawca zestawia te metody z RCP Online, lecz nie są one produktami z tabeli.²
Dla firmy przekazującej godziny do płac ważny będzie przepływ danych, a przy kartach lub brelokach – identyfikacja pracownika. Okresy próbne wymienionych produktów wynoszą od 14 do 30 dni.^12,17

Najczęstsze pytania o RCP Online

Przy wyborze RCP Online trzeba oddzielić rejestrację zdarzeń od rozliczania czasu i przekazywania danych kadrom. Liczy się też limit metod: MINI udostępnia 1, a STANDARD 2.
Poniższe pytania pomagają ocenić te kwestie bez mylenia zapisu obecności z gotowym rozliczeniem.

Czym różni się rejestracja czasu pracy od jego rozliczenia?

Rejestracja zapisuje zdarzenia pracownika, w tym rozpoczęcie i zakończenie pracy. Rozliczenie interpretuje je według grafiku oraz zasad dotyczących przerw i nadgodzin, w tym dodatków 50% i 100%.
Przy ocenie RCP Online trzeba więc traktować rejestrację i rozliczenie jako dwa odrębne wymagania.

Jak ocenić, czy grafik odpowiada organizacji pracy?

Grafik wyznacza planowane zmiany, a porównanie planu z wykonaniem ujawnia odstępstwa. MINI pozwala ustawić 1 harmonogram, podczas gdy STANDARD udostępnia wiele harmonogramów.
Dla firmy pracującej zmianowo ważne jest planowanie. Kadry muszą z kolei wiedzieć, jak zarejestrowane zdarzenia trafią do rozliczenia.

Co sprawdzić przy przekazywaniu danych do kadr i płac?

Raporty można eksportować w 2 formatach: CSV i PDF. Wymiana plików działa we wszystkich pakietach, a automatyczny import zwolnień z ZUS i API należą do RCPonline BIZNES.
Wybór pakietu powinien odpowiadać sposobowi, w jaki firma przygotowuje naliczenie wynagrodzeń.

Czy sama aplikacja pracownika wystarczy do prowadzenia ewidencji?

Aplikacja przekazuje zdarzenia pracownika, lecz ewidencja wymaga także ich prawidłowego rozliczenia i udokumentowania. Obowiązek pracodawcy wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy.
Trzeba zatem ocenić zarówno metodę rejestracji, jak i rezultat pracy osób prowadzących kadry.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.