Czas pracy — przepisy Kodeksu pracy w pigułce

Czas pracy to okres, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do pracy.
Przy rozliczaniu trzeba też uwzględnić 4 kategorie wymienione poniżej.¹ W tym poradniku wyjaśniamy normy, okresy rozliczeniowe, przerwy oraz zasady pracy w niedziele i święta.

• przestój,
• przerwy w pracy,
• czas nauki,
• szkolenie BHP.

Czym jest czas pracy i co się do niego wlicza?

Pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy, gdy jest gotów do pracy w zakładzie lub innym wyznaczonym miejscu. Sam charakter danego okresu też ma znaczenie. Dyżuru, podczas którego pracownik nie wykonywał pracy, nie zalicza się do czasu pracy.¹
Definicję czasu pracy określa art. 128 § 1 Kodeksu pracy.²

Wymiar czasu pracy oznacza liczbę godzin do przepracowania w okresie rozliczeniowym. Ustala się go według norm obowiązujących danego pracownika.¹ Dopuszczalna długość okresu zależy od rodzaju pracy i sposobu jej organizacji:

^1,3

Godziny wykonywania obowiązków wynikają co do zasady ze stałego lub harmonogramowego rozkładu czasu pracy. Pracownik nie wybiera ich samodzielnie.⁴
Praca w innych godzinach wymaga polecenia pracodawcy albo przynajmniej jego akceptacji.⁴ Pracodawca może jednak ustalić indywidualny rozkład na pisemny wniosek pracownika, na podstawie art. 142 Kodeksu pracy.²

Jakie okresy bez wykonywania obowiązków wlicza się do czasu pracy?

Okres bez wykonywania obowiązków może być czasem pracy. Dzieje się tak, gdy przepisy nakazują go zaliczyć albo pracownik pozostaje wtedy do dyspozycji pracodawcy. Dyżur bez wykonywania pracy nie jest zaliczany do czasu pracy.¹
Dlatego obecność pracownika i faktyczne wykonywanie obowiązków trzeba oceniać osobno. Art. 151⁵ § 2 Kodeksu pracy wyłącza z czasu pracy dyżur, podczas którego pracownik nie pracował.²

Jak obliczyć wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym?

Wymiar oblicza się dla przyjętego okresu rozliczeniowego według norm obowiązujących pracownika. Następnie uwzględnia się święta.^1,5
Każde święto przypadające w dniu innym niż niedziela obniża wymiar o 8 godzin. Wynika to z art. 130 § 2 Kodeksu pracy.²

• Ustal przyjęty okres rozliczeniowy i normy dotyczące pracownika.¹
• Oblicz liczbę godzin wynikającą z tych norm w całym okresie.¹
• Za każde święto przypadające w dniu innym niż niedziela obniż wymiar o 8 godzin.^5,6

Miesięczne wymiary w 2021 r. nie są jednakowe. Zestawienie pokazuje, jak między miesiącami zmieniają się liczba godzin i liczba dni pracy.⁵

Dane w tabeli: 5,7

Wynik obliczenia dotyczy całego okresu rozliczeniowego, a nie dowolnie wybranego miesiąca.
W podstawowym systemie czasu pracy okres ten co do zasady nie przekracza 4 miesięcy. Stanowi o tym art. 129 § 1 Kodeksu pracy.²

Od kiedy liczy się czas pracy pracownika?

Czas pracy liczy się od chwili, w której pracownik zgodnie z rozkładem pozostaje do dyspozycji pracodawcy w wyznaczonym miejscu. Co do zasady nie może sam przesunąć godzin zapisanych w stałym rozkładzie lub harmonogramie.⁴
Czynności podjęte poza wyznaczonym czasem, bez polecenia i obiektywnej potrzeby, nie uzasadniają zaliczenia ich do czasu pracy.⁴ Doba pracownicza obejmuje 24 kolejne godziny od rozpoczęcia pracy zgodnie z rozkładem. Określa ją art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy.²

Których przerw w dniu pracy nie wlicza się do czasu pracy?

Przerwy niewliczane do czasu pracy wyodrębnia się z godzin pracy zgodnie z zasadami jej organizacji. Przykładem jest przerwa na posiłek lub załatwienie spraw osobistych. Nie każdą przerwę w wykonywaniu obowiązków rozlicza się jednak tak samo – decyduje jej rodzaj.
Przerwa na posiłek lub sprawy osobiste, niewliczana do czasu pracy, może trwać najwyżej 60 minut. Wynika to z art. 141 § 1 Kodeksu pracy.²

Czas pracy ustala się według dyspozycyjności pracownika, jego rozkładu oraz zasad zaliczania poszczególnych okresów. Inaczej traktuje się przerwę wliczaną do czasu pracy. Gdy dobowy wymiar wynosi co najmniej 6 godzin, pracownikowi przysługuje co najmniej 15-minutowa przerwa wliczana do czasu pracy.⁸

Czym są dobowe i tygodniowe normy czasu pracy?

Dobowa norma czasu pracy określa liczbę godzin pracy na dobę. Przeciętna norma tygodniowa odnosi się z kolei do średniej liczby godzin w tygodniu, liczonej w okresie rozliczeniowym.
Kodeks pracy określa te normy odpowiednio na 8 godzin i 40 godzin.^1,3

Przeciętna norma tygodniowa wiąże się z 5-dniowym tygodniem pracy.¹
Ocena tej normy obejmuje cały okres rozliczeniowy. Nie opiera się wyłącznie na jednym tygodniu – właśnie to oznacza słowo „przeciętna”.⁹ Dlatego przeciętną normę tygodniową ocenia się w ramach okresu rozliczeniowego czasu pracy, który wyznacza ramy układania i rozliczania grafiku.

Czy i kiedy zacznie obowiązywać 35-godzinny tydzień pracy?

35-godzinny tydzień pracy nie jest powszechną normą z Kodeksu pracy. Nie ustalono też daty jego wejścia w życie jako normy ogólnej.
Odrębna norma dobowa dla pracowników ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności nie zmienia zasad obowiązujących wszystkich pracowników.¹⁰

Kto pracuje 7 godzin i 35 minut dziennie?

7 godzin i 35 minut nie jest odrębną dobową normą czasu pracy dla ogółu pracowników.
Dla osób ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności norma dobowa wynosi 7 godzin.¹ Przy ocenie grafiku trzeba więc odróżnić długość pojedynczej zmiany od normy obowiązującej danego pracownika.¹¹

Najpierw ustal normę czasu pracy właściwą dla konkretnego pracownika. Dopiero potem oceń jego grafik. Podstawowa norma dobowa wynosi 8 godzin zgodnie z art. 129 § 1 Kodeksu pracy.²

Jak zaplanować grafik z zachowaniem odpoczynków i limitów?

Grafik czasu pracy powinien zapewniać co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego między zmianami. Pracownik musi też mieć co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.¹
Po uwzględnieniu nadgodzin łączny czas pracy nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin tygodniowo w okresie rozliczeniowym. Ten limit nie dotyczy pracowników zarządzających zakładem.¹

Przy nocnej zmianie czasu na zimowy porównaj harmonogram z godzinami faktycznie przepracowanymi. Cofnięcie zegarów wydłuża taką zmianę o 1 godzinę. Jeśli pracodawca nie uwzględni tego w grafiku, dodatkowa godzina może być nadgodziną.¹²

Jak sprawdzić odpoczynek dobowy i tygodniowy oraz limity w grafiku?

Kontrolę grafiku zacznij od godzin rozpoczęcia i zakończenia każdej zmiany. Następnie uwzględnij pracę faktycznie wykonaną.
Między zmianami trzeba co do zasady zapewnić co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Obowiązek ten wynika z art. 132 § 1 Kodeksu pracy.²

• Porównaj koniec każdej zmiany z początkiem następnej, aby ustalić długość odpoczynku dobowego.
• Wyznacz w grafiku nieprzerwany odpoczynek tygodniowy.
• Zsumuj pracę zaplanowaną i nadliczbową w przyjętym okresie rozliczeniowym, aby ocenić limit przeciętnego tygodniowego czasu pracy.
• Przy zmianie czasu na zimowy porównaj harmonogram z godzinami faktycznie przepracowanymi według poniższej tabeli.¹²
• Ujmij dodatkową godzinę w rozliczeniu pracy. Jeśli pracownik złoży pisemny wniosek o czas wolny za nadgodziny, zachowaj go w aktach personalnych.¹³

Dane w tabeli: 12

Za dodatkową godzinę podczas opisanej zmiany czasu przysługuje podstawowe wynagrodzenie oraz dodatki za nadgodzinę i pracę w porze nocnej. Dodatek za nadgodzinę nie przysługuje, jeśli pracownik odbierze za nią czas wolny.¹²
Dodatek za opisaną nadgodzinę przypadającą w niedzielę wynosi 100%. Dodatek nocny to 20% stawki godzinowej wynagrodzenia minimalnego; w podanym przykładzie październikowym wynosi 5,07 zł brutto za godzinę.^12,14

Oceń grafik po zestawieniu planowanych zmian z rzeczywistymi godzinami pracy i odpoczynku.
Uwzględnij też odpoczynek tygodniowy. Art. 133 § 1 Kodeksu pracy wymaga co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.²

Zasłużeni dla ochrony pracy: wyróżnienia za bezpieczeństwo i prawa pracowników

Wyróżnienia za ochronę pracy doceniają działania na rzecz bezpieczeństwa i praw pracowników. Nie zastępują jednak oceny przestrzegania przepisów w zakładzie. Liczą się warunki pracy, organizacja obowiązków oraz reakcja na zagrożenia.
Niezależnie od wyróżnień za bezpieczeństwo i higienę pracy odpowiada pracodawca, zgodnie z art. 207 § 1 Kodeksu pracy.²

W sprawach czasu pracy ochronę pracowników widać w grafiku zapewniającym odpoczynek i w rzetelnym rozliczeniu godzin. Samo wyróżnienie nie potwierdza prawidłowości każdego grafiku ani każdego rozliczenia.
Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy, aby ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia związane z pracą. Nakazuje to art. 149 § 1 Kodeksu pracy.²

Wyróżnienie oznacza, że doceniono określone działania pracodawcy. Przestrzeganie praw pracowników ocenia się jednak na podstawie jego praktyki.

Inspekcja Pracy i partnerzy społeczni: dialog o przestrzeganiu przepisów

Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje przestrzeganie prawa pracy. Partnerzy społeczni, czyli przedstawiciele pracowników i pracodawców, uczestniczą z kolei w dialogu o warunkach zatrudnienia. Kontrola czasu pracy może objąć zgodność grafików i ewidencji z rzeczywiście wykonywaną pracą.
Przepisy o czasie pracy wymienia wśród obszarów nadzoru i kontroli art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy.¹⁵

Przedstawiciele pracowników mogą zgłaszać różnice między grafikiem a przepracowanymi godzinami. Mogą też wskazywać problemy z odpoczynkiem. Za organizację pracy i prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy, czyli dokumentacji godzin pracy pracownika, odpowiada pracodawca.

Dialog pomaga dostrzec problemy z czasem pracy. Nie zwalnia jednak pracodawcy z przestrzegania przepisów.

Nowe technologie w służbie BHP: narzędzia do ewidencji czasu pracy

Elektroniczna ewidencja czasu pracy pomaga dokumentować godziny i zestawiać je z grafikiem. Łatwiej wtedy dostrzec rozbieżności, które mogą mieć znaczenie dla odpoczynku pracowników.
RCP, czyli rejestracja czasu pracy, zapisuje między innymi rozpoczęcie i zakończenie pracy. Takie zdarzenia trzeba jeszcze prawidłowo rozliczyć.

Lista obecności potwierdza, że pracownik był obecny, ale nie zastępuje ewidencji potrzebnej do rozliczenia czasu pracy. Sam zapis wejścia do zakładu nie pokazuje, czy pracownik wykonywał obowiązki. Nie rozstrzyga też, czy korzystał z przerwy albo pozostawał na dyżurze.

Forma elektroniczna ułatwia porównanie zapisów z grafikiem. Za prawidłową ewidencję i organizację pracy nadal odpowiada pracodawca.