Programy i aplikacje do grafiku pracy — ranking

Kadromierz odpowiada na potrzeby firmy, która chce zastąpić ręczne rozpisywanie zmian planem opartym na obsadzie stanowisk. System bierze też pod uwagę dostępność zgłoszoną przez pracowników w aplikacji mobilnej.⁹ Przy wyborze trzeba odróżnić planowanie od rozliczania przepracowanych godzin, a test od płatnego abonamentu. Według producenta przygotowanie grafiku z gotowego szablonu trwa maksymalnie 2 minuty¹⁴.

Kadromierz: funkcje potwierdzone u producenta

Kadromierz układa grafik na podstawie zapotrzebowania na stanowiska i dostępności pracowników. Dyspozycyjność pracownik zaznacza w aplikacji mobilnej, w zakładce „Dostępność” w sekcji „Urlopy”.⁹ W opisie ewidencji godzin pracy producent wymienia nadgodziny 50% i 100%.¹⁰

Wygenerowany plan trzeba też ocenić według zasad Kodeksu pracy, zwłaszcza norm czasu pracy i odpoczynku. Automat opiera się na obsadzie stanowisk i dyspozycyjności; samo utworzenie grafiku nie zastępuje takiej oceny.⁹
W każdej dobie należy sprawdzić co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku pracownika, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków¹⁵.

Kadromierz: abonament za pracownika, okres próbny i limity

Plany Kadromierza zaczynają się od 12,99 zł netto za pracownika, a bezpłatny dostęp trwa 14 dni.¹⁰ Przy płatności rocznej producent daje 2 miesiące gratis w porównaniu z płatnością miesięczną.¹⁰ Kod „GrafikPracy” oznacza 50% zniżki na pierwszy miesiąc korzystania z aplikacji przy rejestracji.⁹

Okres próbny pozwala korzystać z systemu przed rozpoczęciem abonamentu. Zniżka dotyczy natomiast pierwszego miesiąca używania aplikacji.^9,10 Koszt płatnego wariantu zależy od liczby objętych nim pracowników, dlatego stawkę za osobę warto zestawić ze sposobem płatności.

Kadromierz: dla jakiej firmy ma sens?

Kadromierz sprawdzi się tam, gdzie grafik powstaje według obsady stanowisk, a pracownicy zgłaszają dostępność przez aplikację.⁹ Podczas 14-dniowego okresu próbnego zespół może przejść własną drogę od zebrania dyspozycyjności do ułożenia zmian.¹⁰ Jeśli najważniejsza jest zgodność z Kodeksem pracy, liczy się ocena gotowego harmonogramu, nie tylko szybkość generowania.

Werdykt: Kadromierz służy do planowania według obsady i dostępności, a abonament nalicza za pracownika.^9,10 Wariant „Planuję czas pracy” kosztuje 12,99 zł netto miesięcznie za pracownika¹⁰.

inEwi łączy grafiki zmianowe z obsługą czasu pracy, urlopów i dyspozycyjności. Generator online nie jest jednak tym samym co gotowy wzór do pobrania. Arkusz Excel trzeba wypełnić samodzielnie. inEwi kieruje ofertę także do firm zatrudniających 1 użytkownika.¹¹

inEwi: funkcje potwierdzone u producenta

Generator inEwi ma walidację norm czasu pracy, czyli sprawdza plan względem przyjętych reguł. Producent deklaruje, że przyspiesza układanie grafiku 10-krotnie.¹ System zapewnia dostęp 24/7, eksport i wydruk grafików oraz obsługę systemu podstawowego, równoważnego i zadaniowego.¹ Pracownicy zgłaszają dostępność telefonem, a firma obsługuje urlopy, dni wolne i pracę zdalną.¹ Jednym z punktów odniesienia jest przeciętna norma 40 godzin pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu, liczona w okresie rozliczeniowym¹⁶.

Osobno inEwi udostępnia wzory grafiku na 31 dni i 7 dni, w tym alternatywną wersję tygodniową.¹ Darmowy plik XLS lub PDF służy do ręcznego wypełnienia, nie do automatycznego tworzenia harmonogramu.¹ Moduł zadań pozwala przypisywać czas pracy do projektów i procesów.¹

inEwi: abonament za pracownika, okres próbny i limity

inEwi pokazuje koszt systemu między innymi w kalkulacji dla 25 użytkowników.¹¹ Producent zakłada w niej 20 godzin miesięcznie pracy, wycenia je na 1400 zł i podaje wariant „13 godzin Twojego czasu”.¹¹ To założenia kalkulacji, a nie abonamentowa stawka za pracownika.

Przy porównywaniu kosztów należy osobno potraktować aplikację, jej płatny wariant i darmowy plik XLS lub PDF. O wydatku dla zespołu decydują warunki wybranego planu oraz liczba użytkowników. Wartość czasu z kalkulacji producenta nie jest opłatą za korzystanie z programu.

inEwi: dla jakiej firmy ma sens?

inEwi pasuje do firmy, która chce układać grafik online, zbierać dyspozycyjność i obsługiwać urlopy w jednym procesie. Przy 25 użytkownikach koszty lepiej odnieść do własnego czasu planowania niż do przykładu producenta.¹¹ Jeśli wystarczy tabela do ręcznego wpisania zmian, wzór XLS lub PDF spełnia inne zadanie niż generator z walidacją norm.¹

Werdykt: inEwi pozwala połączyć planowanie zmian z zarządzaniem dostępnością i czasem pracy. To szerszy zakres niż samo pobranie szablonu grafiku.

Proplanum przyda się firmie, która zestawia obsadę z kosztem zmian, a kierownik zatwierdza plan przygotowany przez system. Roboczy harmonogram można poprawić przed publikacją.¹² Przy wyborze liczy się zakres automatyzacji w planie, sposób liczenia kont oraz koszt wdrożenia.¹⁷

Proplanum: funkcje potwierdzone u producenta

W Proplanum kierownik układa zmiany w siatce pracownik–dzień, tydzień lub miesiąc, przeciąga je i publikuje gotowy plan. Przed zatwierdzeniem widzi obsadę godzina po godzinie, a także godziny i koszt przypisane do pracownika.¹² Dane mogą pochodzić z systemu kasowego, POS, systemu hotelowego, pliku albo z ręcznego wpisu.¹²

Proplanum obsługuje system podstawowy, weekendowy, ruch ciągły i równoważny system czasu pracy ze zmianami 12-, 16- i 24-godzinnymi. Obejmuje też wariant równoważny w ochronie zdrowia. System liczy normę dobową według kartoteki pracownika, a dyżur medyczny i gotowość ujmuje jako osobne zmiany.¹² Przy rotacji można zaplanować cykl, na przykład 4 brygady na 3 zmiany.¹²

Proplanum: abonament za pracownika, okres próbny i limity

Proplanum daje 21 dni testu bez karty płatniczej. Grafik jest dostępny od planu Start, automatyczne układanie zaś od Premium.¹² Cennik wskazuje 12–20 zł netto za pracownika miesięcznie, zależnie od pakietu i rozliczenia; Enterprise ma wycenę indywidualną. Każdy pakiet obejmuje aplikację mobilną, nielimitowaną liczbę lokalizacji i opiekuna.¹⁸

Licencja obejmuje każde konto: pracownika, kierownika i administratora. Trzeba więc policzyć wszystkie konta przed oszacowaniem abonamentu.¹² Przy samodzielnym starcie przeniesienie danych wchodzi w cenę wdrożenia; import z kilku systemów producent wycenia wraz z wdrożeniem.¹²

Proplanum: dla jakiej firmy ma sens?

Proplanum odpowiada na potrzeby placówek, które porównują zapotrzebowanie z obsadą przed publikacją grafiku. Producent dopuszcza pilotaż jednej placówki lub regionu równolegle z dotychczasowym systemem.¹² Po teście trzeba opłacać abonament, co ma znaczenie dla firm szukających rozwiązania stale darmowego. Automatyczne układanie wymaga planu Premium.

Werdykt: Proplanum pomaga planować obsadę i koszty zmian. W kalkulacji trzeba uwzględnić wszystkie licencjonowane konta.

Planopia pozwala przygotować grafik automatycznie, poprawić wyjątki i pokazać zespołowi zatwierdzony harmonogram. Ma jednak ważne ograniczenie dla osób szukających darmowej opcji. Bezpłatny plan obejmuje ewidencję czasu pracy, lecz nie grafiki.⁴

Planopia: funkcje potwierdzone u producenta

Planopia wypełnia grafik według zdefiniowanych zmian, ich godzin i minimalnej obsady. Podczas generowania pomija weekendy, święta i pracowników z zatwierdzonym urlopem; kierownik może później poprawić plan.⁴ Grafik ma 2 wersje – roboczą i opublikowaną. Pracownicy widzą dopiero tę zatwierdzoną.⁴

Wnioski urlopowe i harmonogram działają w tym samym systemie. Zatwierdzony urlop wyklucza wpisanie pracownika na zmianę.⁴ Kierownik poprawia wyjątki w szkicu i publikuje grafik bez pokazywania zespołowi niezatwierdzonego planu.⁴ Przy obsadzaniu zmian trzeba również uwzględnić urlop na żądanie, którego roczny limit wynosi 4 dni¹⁵.

Planopia: abonament za pracownika, okres próbny i limity

Planopia udostępnia 30 dni pełnej aplikacji z grafikami dla zespołu do 5 osób, bez karty na start. Po teście grafiki wymagają płatnego modułu do Core albo pakietu PRO lub Business.⁴ Cennik dotyczy planów i modułu, nie jednej stawki za pracownika.

Dane w tabeli: 4

Przy rozliczeniu rocznym producent nalicza opłatę za 10 miesięcy zamiast 12.⁴ Plan bezpłatny pozostaje jednak opcją do ewidencji. Nie zapewnia stałego, darmowego układania grafików.

Planopia: dla jakiej firmy ma sens?

Planopia pasuje do zespołu, który chce w jednym procesie połączyć grafik, minimalną obsadę i zatwierdzanie urlopów.⁴ Bezpłatny plan nie wystarczy firmie potrzebującej tworzenia harmonogramów, ponieważ nie zawiera grafików.⁴ O wyborze płatnej wersji decydują liczba osób i potrzebny zakres: moduł do Core albo pakiet z grafikami.

Werdykt: Planopia automatycznie planuje zmiany, ale po teście grafiki wymagają opłaty.⁴ Okres próbny z dostępem do grafików trwa 30 dni i obejmuje zespół do 5 osób⁴.

RCPonline łączy grafik zmian z kontrolą norm i rozliczaniem przepracowanych godzin. System sprawdza odpoczynki oraz przekroczenia norm właściwych dla przyjętego systemu czasu pracy.⁵ Przy wyborze trzeba policzyć stawkę za osobę i koszt dodatkowych usług.

RCPonline: funkcje potwierdzone u producenta

RCPonline kontroluje 11 godzin odpoczynku dobowego oraz 35 godzin odpoczynku tygodniowego.

W systemie równoważnym dniówka może wynosić do 12 godzin; dłuższą pracę równoważy się w okresie rozliczeniowym.⁵ Producent opisuje również ruchomy początek pracy, na przykład między 7:00 a 10:00. Wskazuje też system czterobrygadowy pokrywający 168 godzin tygodniowo.⁵ Grafik obejmuje co najmniej miesiąc, a po publikacji pracownik dostaje powiadomienie z jej datą.⁵

RCPonline: abonament za pracownika, okres próbny i limity

RCPonline podaje stawki za osobę w planach MINI, STANDARD i BIZNES oraz opłaty za dodatki. Cennik obejmuje też rozliczanie nadgodzin w dni zwykłe, wolne i święta, z podziałem na 50% i 100%.⁶ Cena samego planu nie obejmuje kosztu wybranych płatnych usług dodatkowych.

Dane w tabeli: 6

RCPonline: dla jakiej firmy ma sens?

RCPonline sprawdzi się tam, gdzie kierownik ocenia odpoczynki i normy, a rozliczenie godzin obejmuje nadgodziny. Porównując plany i dodatki, trzeba policzyć pracowników objętych każdym składnikiem. Sama stawka planu nie pokaże pełnego kosztu. Jeśli firma potrzebuje tylko harmonogramu, rozbudowane rozliczanie godzin będzie miało mniejsze znaczenie.

Werdykt: RCPonline wiąże planowanie zmian z kontrolą czasu pracy. Łączny koszt zależy od planu i dobranych usług.

Calamari pozwala planować zmiany z widocznymi nieobecnościami pracowników. Po publikacji przenosi plan do ewidencji czasu pracy; wcześniej grafik może pozostać wersją roboczą.¹⁹ Przy wyborze warto zestawić sposób planowania, powiadamianie zespołu i opłaty za używane moduły.

Calamari: funkcje potwierdzone u producenta

W Calamari można układać zmiany tygodniowo lub miesięcznie, według pracownika albo roli. Siatka pokazuje zgłoszone urlopy i dni wolne.¹⁹ Po publikacji grafik trafia jako planowany czas do ewidencji i raportów. Nie jest zapisem godzin faktycznie przepracowanych.¹⁹

Po publikacji pracownicy dostają powiadomienia w aplikacji mobilnej i e-mailem. System wysyła je także po zmianie opublikowanego grafiku. Informacja o korekcie trafia do osób, których ona dotyczy.¹⁹

Calamari: abonament za pracownika, okres próbny i limity

Calamari daje 14 dni bezpłatnego korzystania bez karty płatniczej.⁷ Po teście abonament zależy od używanych modułów i liczby pracowników; producent nalicza go miesięcznie za osobę. Przy płatności rocznej stawka jest niższa.¹⁹ Do kalkulacji trzeba więc przyjąć zarówno wielkość zespołu, jak i wybrane moduły.

Calamari: dla jakiej firmy ma sens?

Calamari pasuje do zespołów ze zmianami dziennymi i nocnymi, które chcą udostępniać aktualny plan pracownikom. Producent wymienia produkcję, magazyny, handel oraz firmy sprzątające i ochroniarskie.¹⁹ 14-dniowy okres próbny nie oznacza stałego planu bezpłatnego.⁷

Werdykt: Calamari łączy publikację zmian, widoczność nieobecności i ewidencję czasu planowanego. Abonament zależy od używanych modułów.

tomHRM pozwala generować grafiki zamiast ręcznie rozpisywać zmiany i przekazywać pracownikom zatwierdzony plan. System tworzy harmonogram według parametrów i sygnalizuje możliwe niezgodności, w tym przekroczenia norm.⁸ Przy wyborze liczą się również metody rejestracji czasu pracy (RCP), czyli potwierdzania początku i końca pracy, oraz warunki abonamentu.

tomHRM: funkcje potwierdzone u producenta

tomHRM generuje grafiki dla wybranej grupy i pokazuje powiadomienia o możliwych naruszeniach norm Kodeksu pracy. Kierownik zatwierdza i publikuje projekt, do którego pracownicy otrzymują dostęp online. System może wysłać im wiadomości e-mail. Po kolejnej publikacji powiadomienia mogą dostać tylko osoby objęte zmianą.⁸

Producent opisuje RCP przez aplikację mobilną, terminal z kartami zbliżeniowymi, kiosk z tabletem lub kod QR. Wymienia integracje z Enova365 i Optimą, a także indywidualne integracje z IFS, SAP i TetaHR.⁸ Cennik przewiduje otwarte API z limitem 50 tys. żądań miesięcznie.²⁰

tomHRM: abonament za pracownika, okres próbny i limity

tomHRM udostępnia 30 dni bezpłatnych testów bez opłat i zobowiązań. Płatność roczna daje 20% rabatu względem miesięcznej.²⁰ Po teście nieopłacone konto staje się nieaktywne; dane pozostają przez 30 dni, po czym producent trwale usuwa konto i dane.²⁰ Producent podaje też bezpłatne, personalizowane wdrożenie trwające 26 dni.²⁰

Parametry oferty obejmują dostępność 99,95% i przestrzeń od 10 GB. Cennik wymienia również 50 zł netto miesięcznie za salę i pakiet 100 SMS-ów miesięcznie. Tych pozycji nie należy mylić z ceną grafiku za pracownika.²⁰

tomHRM: dla jakiej firmy ma sens?

tomHRM pasuje do firmy, która chce powiązać generowanie grafików i powiadomienia z RCP oraz systemem kadrowym.⁸ 30-dniowy test pozwala prześledzić ten obieg przed zakupem abonamentu. Nie jest jednak stałym planem darmowym.²⁰ Jeśli firma potrzebuje tylko prostego grafiku, powinna oddzielić koszt planowania od pozostałych elementów systemu HR.

Werdykt: tomHRM ma zastosowanie tam, gdzie grafik współpracuje z rejestracją czasu pracy i procesami kadrowymi. Nie pełni wówczas roli osobnego arkusza.

TimeHarmony jest opcją dla firmy, która stawia na kontrolę zgodności grafiku z Kodeksem pracy. System analizuje harmonogram i blokuje plan naruszający przepisy.²¹ W porównaniu liczą się też obsługiwane systemy czasu pracy, uwzględnianie nieobecności i eksport grafiku.

TimeHarmony: funkcje potwierdzone u producenta

TimeHarmony służy do planowania w systemie podstawowym, równoważnym i zadaniowym. Producent opisuje blokadę grafiku niezgodnego z Kodeksem pracy oraz limity absencji terminowych. System blokuje też edycję grafiku przy zarejestrowanej nieobecności. Gotowy plan można wyeksportować do pliku lub wydrukować.²¹

TimeHarmony: abonament za pracownika, okres próbny i limity

TimeHarmony podaje kontakt w sprawie oferty: +48 538 569 645 oraz +48 22 382 16 14.²¹ Porównując abonament za pracownika, należy przyjąć te same warunki dotyczące zakresu planowania i okresu korzystania. Znaczenie mają również limity absencji terminowych. Numer kontaktowy nie jest ceną ani potwierdzeniem bezpłatnego planu.

TimeHarmony: dla jakiej firmy ma sens?

TimeHarmony odpowiada na potrzebę blokowania grafiku sprzecznego z przepisami i uwzględniania zarejestrowanych nieobecności.²¹ W systemie równoważnym kierownik może ocenić plan również według właściwych norm czasu pracy. Eksport pliku nie zastępuje porównania sposobu publikacji zmian i dostępu pracownika.

Werdykt: wyróżnikiem TimeHarmony jest kontrola zgodności harmonogramu z prawem pracy. Koszt i zakres funkcji trzeba ocenić osobno.

Connecteam pozwala publikować grafiki w aplikacji i zbierać potwierdzenia zmian od pracowników. W planie Small Business jest to bezpłatne dla zespołu do 10 użytkowników.² Większa firma musi porównać zakres i koszt płatnego wariantu.

Connecteam: funkcje potwierdzone u producenta

Connecteam oferuje planowanie z pomocą AI, publikację grafiku i potwierdzanie zmian przez pracowników. Kierownik wystawia otwartą zmianę, uprawniony pracownik zgłasza się do niej, a kierownik zatwierdza zgłoszenie. System śledzi też obecność i porównuje godziny planowane z przepracowanymi.²

Według producenta inteligentne narzędzia mogą skrócić czas układania grafiku o 2–6 godzin tygodniowo. To deklaracja dostawcy, nie wynik testu tego rankingu.² Zestawienie planu z realizacją pomaga ocenić koszty pracy, ale nie potwierdza eksportu do polskiego systemu płacowego.

Connecteam: abonament za pracownika, okres próbny i limity

W Connecteam grafiki są dostępne w planie Small Business za 0 zł dla maksymalnie 10 użytkowników. Większy zespół może skorzystać z 14-dniowego okresu próbnego.² Ceny płatnych wariantów zaczynają się od 29 USD miesięcznie; producent podaje 18% oszczędności przy rozliczeniu rocznym względem miesięcznego.^2,22

Kwota początkowa w USD nie jest stawką za pracownika. Nie jest też ceną przeliczoną na złote. Przy porównywaniu planów należy uwzględnić limit użytkowników, zakres wariantu i sposób rozliczenia.

Connecteam: dla jakiej firmy ma sens?

Connecteam pasuje przede wszystkim do zespołu mieszczącego się w limicie bezpłatnego planu. Taki zespół może publikować grafik i obsadzać otwarte zmiany.² Przy większej skali trzeba przejść na warunki płatnego wariantu. Firma rozliczająca pracę w Polsce powinna uwzględnić również normy czasu pracy i wymagania dotyczące danych płacowych.

Werdykt: Connecteam daje małemu zespołowi możliwość bezpłatnego planowania. Granicę tej opcji wyznacza limit użytkowników.