Skrócony czas pracy — dla kogo i jak liczyć

Skrócony czas pracy to mniej godzin przepracowanych z powodu uprawnienia pracownika, warunków na stanowisku albo przyjętej organizacji pracy. W pilotażu „Skrócony czas pracy – to się dzieje!” pracodawcy mogą testować krótszą pracę bez obniżania wynagrodzenia.¹
Ten poradnik wyjaśnia zasady dotyczące niepełnosprawności, prac szkodliwych, skróconego tygodnia i rozliczeń. Na jeden projekt pilotażowy można otrzymać maksymalnie 1 mln zł².

Czym jest skrócony czas pracy i kogo obejmuje?

Podstawą skrócenia czasu pracy bywa indywidualne uprawnienie, ocena stanowiska lub decyzja organizacyjna pracodawcy. W przypadku osoby ze znacznym albo umiarkowanym stopniem niepełnosprawności czas pracy co do zasady nie może przekraczać 7 godzin dziennie i 35 godzin tygodniowo³.

Pracodawca uczestniczący w pilotażu może dobrać model do sposobu działania firmy.⁴ Tabela pokazuje dostępne rozwiązania i zmiany w grafiku.

Dane w tabeli: 5

Przed zmianą grafiku trzeba ustalić jej podstawę. Indywidualne uprawnienie pracownika rozlicza się bowiem inaczej niż rozwiązanie wprowadzone w firmie.

Jak skrócenie czasu pracy wpływa na wynagrodzenie, urlop i inne uprawnienia?

Skrócenie czasu pracy wymaga ustalenia, jak rozliczać wynagrodzenie, urlop i przepracowane godziny. Przy krótszym dniu pracodawca może potrzebować przeliczyć godziny urlopu oraz dostosować regulamin pracy i system kadrowo-płacowy.⁶
Przy udzielaniu urlopu 1 dzień odpowiada 8 godzinom pracy. Niższą wartość stosuje się, gdy dobowa norma wynika z odrębnych przepisów⁷.

• Wynagrodzenie rozlicza się według podstawy skrócenia czasu pracy i warunków zatrudnienia danej osoby.
• Urlop wypoczynkowy wymaga oddzielenia przysługującego wymiaru od godzin zaplanowanych na dzień nieobecności. Przykład rozliczenia przyjmuje 26 dni urlopu i 8 godzin na dzień urlopowy, przy dniu pracy trwającym 7 godzin.^6,8
• Nadgodziny, dodatki i absencje trzeba naliczać z uwzględnieniem zmienionego rozkładu czasu pracy.⁶

Rozliczenie urlopu opiera się na godzinach zaplanowanych na dzień nieobecności, nie na samej nazwie modelu pracy.
Zgodnie z art. 154² § 1 Kodeksu pracy urlopu udziela się w godzinach odpowiadających pracy zaplanowanej na ten dzień⁷.

Kto może wziąć udział w testach krótszego czasu pracy?

W testach krótszego czasu pracy mogą brać udział pracodawcy prywatni i publiczni.⁴ Znaczenie mają również staż działalności, struktura zatrudnienia i liczba pracowników objętych pilotażem.
Przed złożeniem wniosku pracodawca musi prowadzić działalność od co najmniej 12 miesięcy².

Tabela porządkuje progi, które pracodawca musi spełnić, aby uczestniczyć w pilotażu. Krótszą pracą trzeba objąć co najmniej 50% pracowników².

Dane w tabeli: 2,4

Warunki pilotażu dotyczą też utrzymania zatrudnienia oraz niepogarszania warunków pracy i płacy.⁴
Przez cały pilotaż zatrudnienie osób nim objętych musi wynosić co najmniej 90% stanu początkowego wskazanego we wniosku².

Jak pracownik może wystąpić o krótszy czas pracy, a pracodawca go wprowadzić?

Pracownik powinien wskazać podstawę żądanego skrócenia czasu pracy. Pracodawca ustala jego zakres, zanim zmieni grafik i sposób rozliczeń.
Jeden z przykładowych modeli przewiduje 6 godzin pracy dziennie.^9,10

• Wniosek pracownika powinien wyjaśniać, czy chodzi o indywidualne uprawnienie, czy o propozycję zmiany organizacji pracy.
• Weryfikacja pracodawcy powinna obejmować dokument potwierdzający uprawnienie albo warunki panujące na stanowisku.
• Wdrożenie krótszego dnia wymaga wpisania godzin pracy do grafiku. Jeden z opisanych modeli zakłada 6 godzin pracy dziennie.^9,10

Grafik musi jasno przedstawiać rozkład, według którego obie strony będą rozliczać czas pracy.
Sporządzony rozkład pracodawca przekazuje pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem okresu, którego ten rozkład dotyczy⁷.

Jak ustalić, czy pracownik lub stanowisko spełnia warunki skrócenia czasu pracy?

Warunki skrócenia czasu pracy wynikają z uprawnienia pracownika lub oceny konkretnego stanowiska. Samo zgłoszenie pracy szkodliwej nie zastępuje takiej oceny. Firmowy model krótszej pracy również nie daje automatycznie indywidualnego uprawnienia.
Wykaz tych prac pracodawca ustala po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami i po zasięgnięciu opinii lekarza sprawującego opiekę profilaktyczną⁷.

• Uprawnienie pracownika z niepełnosprawnością wymaga ustalenia, które dokumenty i warunki dotyczą jego sytuacji.
• Praca w warunkach szkodliwych dla zdrowia wymaga oceny narażenia na stanowisku i ustalenia podstawy skrócenia czasu pracy.
• Decyzja organizacyjna pracodawcy wymaga wskazania objętej nią grupy, rozkładu godzin oraz zasad rozliczeń.

Podstawa skrócenia określa, kto pracuje krócej i jak ująć tę zmianę w grafiku.
Art. 145 § 1 przewiduje obniżenie norm albo płatne przerwy przy pracy szczególnie uciążliwej lub szczególnie szkodliwej dla zdrowia⁷.

Krótsza praca w firmie: korzyści, opinie i działania

Krótsza praca w firmie wymaga podziału zadań i zapewnienia obsady. Zmiana godzin nie powinna przerywać obsługi klientów ani pracy zespołów. Pracodawca musi osobno ocenić jej wpływ na grafiki, rozliczenia i ciągłość działania.
W badaniu Grant Thornton trudności organizacyjne wskazało 22,9% przedsiębiorców, a niezadowolenia klientów lub partnerów obawiało się 11,4%¹¹.

Badanie Grant Thornton objęło 40 przedsiębiorców. Skrócenie czasu pracy uznało za trafną ideę 79% badanych.¹²
Nie znaczy to, że każdy model będzie pasował do każdego stanowiska¹¹.

Jak zorganizować pracę po skróceniu czasu pracy?

Organizacja pracy po skróceniu czasu zaczyna się od ustalenia, kto wykona zadania w godzinach działania firmy. Tradycyjny i skrócony model mogą obowiązywać równolegle. Potrzebne są wtedy osobne grafiki i ewidencja czasu pracy, czyli zapis godzin przepracowanych przez pracownika.⁶
Art. 149 § 1 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia tej ewidencji na potrzeby ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń⁷.

• Grafik pracy powinien pokazywać godziny każdej grupy oraz zastępstwa na czas nieobecności.
• Ewidencja czasu pracy powinna łączyć przepracowane godziny z właściwym pracownikiem i rozkładem, aby można było rozliczyć wynagrodzenie.
• Przekazanie zadań powinno wskazywać osobę, która przejmie sprawy rozpoczęte przed końcem krótszej zmiany.

Osobny grafik dla każdego modelu ułatwia planowanie obsady bez mieszania rozkładów pracy.
Jeśli pracodawca sporządza rozkład dla danego pracownika, musi on obejmować co najmniej 1 miesiąc⁷.

Jak pracodawcy oceniają skrócenie czasu pracy?

Pracodawcy badani przez Grant Thornton różnie oceniali korzyści, bariery i sposoby skracania pracy. Ich odpowiedzi pomagają wskazać kwestie do rozważenia, ale nie przesądzają o wyniku zmiany.
Czterodniowy tydzień pracy preferowało 43% przedsiębiorców, a dzień skrócony do 6 lub 7 godzin – 34%¹¹.

Tabela przedstawia odsetki wskazań pracodawców dotyczących modeli pracy, postrzeganych korzyści i obaw.

Dane w tabeli: 11,12,13

Ograniczenia branżowe wskazało 64,3% badanych pracodawców. Ich zdaniem skróconego czasu pracy nie da się zastosować w każdej branży.¹²

Tabela pokazuje, w których branżach skrócony czas pracy nie sprawdziłby się zdaniem badanych pracodawców.

Dane w tabeli: 12

Co może zyskać agencja pracy tymczasowej na krótszym czasie pracy?

Agencja pracy tymczasowej może łatwiej zaplanować obsadę, gdy krótsze zmiany odpowiadają godzinom zapotrzebowania pracodawcy użytkownika. W modelu 4 dni pracy zamiast 5 plan musi przypisywać pracowników tymczasowych do zmian i określać zastępstwa.

Korzyść dla agencji zależy od dopasowania grafiku pracownika do harmonogramu pracodawcy użytkownika. Samo skrócenie zmiany może pozostawić zadania bez obsady. Plan musi więc uwzględniać także dni niedostępności pracownika.

Jakie zadania może mieć zespół ds. skrócenia czasu pracy?

Zespół ds. skrócenia czasu pracy może opracować rozkład, zastępstwa i sposób oceny wpływu zmiany na realizację zadań. Przy modelu 6 godzin dziennie powinien wcześniej ustalić, które stanowiska wymagają stałej obsady. Trzeba też wskazać, kto przejmie pracę po zakończeniu krótszej zmiany.

Zespół może później porównywać planowane godziny z ewidencją i szukać luk w obsadzie. Plan zastępstw powinien być równie dokładny jak grafik, szczególnie gdy w firmie obowiązują różne rozkłady.

Skrócony tydzień pracy: część etatu, projekty tymczasowe i przepisy

Skrócony tydzień pracy oznacza mniej dni pracy w tygodniu, ale nie musi oznaczać mniej godzin wynikających z umowy. O rozliczeniu decyduje podstawa zmiany: system czasu pracy, wymiar etatu lub przyjęty model organizacyjny.

Model krótszej pracy we Włocławku przewiduje 35 godzin tygodniowo.⁹
Ta wartość określa wymiar godzin. System skróconego tygodnia dotyczy przede wszystkim rozkładu dni pracy.

Czym skrócony tydzień pracy różni się od pracy na część etatu?

System skróconego tygodnia pracy i część etatu zmieniają inne elementy zatrudnienia. Tabela pokazuje, co trzeba odczytać z umowy i grafiku przed rozliczeniem pracownika.

Wolny dzień w grafiku sam w sobie nie oznacza obniżenia etatu ani wynagrodzenia.
Rozliczenie pracownika zależy od tego, czy zmieniła się liczba godzin, ich rozkład, czy oba te elementy.

Czy skrócony tydzień pracy sprawdzi się w projektach tymczasowych?

Skrócony tydzień pracy w projekcie tymczasowym ma sens, gdy grafik zapewnia obsadę przez cały okres wykonywania zadań. Agencje pracy tymczasowej mogą testować elastyczne rozkłady, ale muszą zadbać o ciągłość projektów.¹⁴
Przykładowy grafik przewiduje 4 dni pracy zamiast 5.

• Harmonogram projektu powinien podawać terminy zadań i godziny, w których pracownik musi być obecny.
• Grafik zastępstw powinien wskazywać, kto odpowiada za zadania w dni wolne innych członków zespołu.
• Przekazanie pracy powinno określać stan zadania i osobę, która przejmie je przed końcem zmiany.

Możliwość zapewnienia zastępstwa decyduje o tym, czy wystarczą krótsze grafiki. Jeśli zastępstwo nie zapewni ciągłości pracy, projekt wymaga stałej obecności pracownika.

Co przewiduje art. 143 Kodeksu pracy w sprawie skróconego tygodnia pracy?

Art. 143 Kodeksu pracy pozwala stosować system skróconego tygodnia pracy na pisemny wniosek pracownika. Praca odbywa się wtedy przez mniej dni w tygodniu, a dni zaplanowane mogą być odpowiednio dłuższe.

Wniosek pracownika dotyczy rozkładu pracy, nie oznacza zaś automatycznej zmiany etatu. Pracodawca ujmuje przyjęty rozkład w grafiku i rozlicza godziny według zasad systemu określonego w art. 143 Kodeksu pracy.

Pilotaż skróconego czasu pracy i działania ministerstwa

Pilotaż skróconego czasu pracy prowadzi Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Program obejmuje przygotowanie, testowanie modeli przez pracodawców oraz ocenę wyników.
Testy trwają od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.^15,16

Skala pilotażu zmieniła się od etapu planowania. Początkowo zakładano udział 70 podmiotów i 2,6 tys. pracowników.⁶ Zainteresowanie zgłosiły 1994 podmioty.¹²
Po selekcji zakwalifikowano 90 pracodawców, którzy mieli objąć zmianami ponad 5 tys. pracowników.¹ Według informacji z kwietnia 2026 r. modele testowało 78 podmiotów, a uczestniczyło w nich niemal 5 tys. pracowników.^15,16

Wsparcie finansowe może wynieść najwyżej 1 mln zł na projekt. Koszt w przeliczeniu na jednego pracownika objętego projektem nie może przekroczyć 20 000 zł.⁴
Opis programu podaje średnie dofinansowanie podmiotu przekraczające 500 000 zł oraz koszt całego pilotażu na poziomie blisko 50 mln zł.¹ Na pierwszy rok ministerstwo przewidziało 10 mln zł.^2,9

Tabela przedstawia zapowiedziane i wyznaczone terminy pilotażu w kolejności chronologicznej.

Dane w tabeli: 4,9,15,16

Etap przygotowania zaplanowano na 3 miesiące.⁹ Pracodawcy testują wybrane modele przez 1 rok.¹

Jakie prace nad skróceniem czasu pracy prowadzi zespół w MRPiPS?

Zespół ds. Skróconego Czasu Pracy w ministerstwie monitoruje pilotaż. Rozpoczął prace 22 kwietnia 2026 r.¹⁵
Ministerstwo ma zbierać dane od pracowników i pracodawców podczas testów oraz po ich zakończeniu. Na tej podstawie przygotuje raport o sprawdzanych rozwiązaniach.¹

Monitoring pilotażu obejmuje testy trwające do 31 grudnia 2026 r. Raport ma przedstawić wyniki po zebraniu danych.

Czy 32-godzinny tydzień pracy można połączyć z pracą przez siedem dni?

Skrócony tygodniowy wymiar godzin można pogodzić z działaniem firmy przez cały tydzień. Wymaga to rotacyjnej pracy i zachowania należnego odpoczynku.
32-godzinny tydzień pracy dotyczy jednej osoby. Firma może działać przez siedem dni, choć ten sam pracownik nie pracuje codziennie.

Tabela porównuje tygodniowy wymiar pracownika z codziennym działaniem firmy pod kątem godzin, obsady i odpoczynku.

Oba rozwiązania można połączyć, jeśli grafik zapewnia obsadę bez planowania pracy tej samej osoby przez wszystkie siedem dni tygodnia. Tygodniowy wymiar dotyczy pracownika, a dni działalności – firmy.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.