Karta ewidencji czasu pracy — wzór i wypełnianie

Wzór ewidencji czasu pracy określa układ karty, na której pracodawca zapisuje czas pracy pracownika.
Ewidencję czasu pracy prowadzi się osobno dla każdej osoby, by prawidłowo ustalić jej wynagrodzenie i inne świadczenia związane z pracą.¹ W artykule znajdziesz zasady wypełniania kart miesięcznych i rocznych, oznaczania nieobecności oraz wyboru formatu PDF, Excel lub Word. Podstawę prowadzenia ewidencji w tym celu stanowi art. 149 § 1 Kodeksu pracy².

Czym jest ewidencja czasu pracy i jakie są jej rodzaje?

Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej i obejmuje kartę przypisaną do pracownika. W określonych przypadkach zakres zapisów można uprościć.
Karta ewidencji czasu pracy należy do obowiązkowej dokumentacji dotyczącej czasu pracy od 1 stycznia 2019 r.^3,4

Czym jest karta ewidencji czasu pracy?

Karta ewidencji pokazuje, jak faktycznie przebiegała praca danej osoby. Nie zastępuje listy obecności ani grafiku pracy⁵. Te dokumenty służą różnym celom. Poniższa tabela zestawia informacje, które zawiera każdy z nich.

Dane w tabeli: 6

Uproszczona ewidencja czasu pracy – na czym polega?

Uproszczona ewidencja czasu pracy nie obejmuje godzin pracy. Nadal trzeba w niej jednak ujmować między innymi dni wolne, nieobecności i zwolnienia od pracy.⁵ Mniejszy zakres zapisów nie oznacza rezygnacji z karty⁷.

Uproszczenie dotyczy pracowników w systemie zadaniowym oraz osób zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy. Obejmuje też pracowników otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę w porze nocnej⁵. W tych przypadkach nie ewidencjonuje się godzin pracy, zgodnie z art. 149 § 2 Kodeksu pracy².

Czym różni się elektroniczna ewidencja czasu pracy od papierowej?

Elektroniczna ewidencja czasu pracy i ewidencja papierowa różnią się sposobem prowadzenia oraz przechowywania zapisów. Obie formy służą dokumentowaniu pracy. Tabela przedstawia zasady dotyczące każdej z nich.

Dane w tabeli: 2,5

Niezależnie od formy zapisu karta dokumentuje przebieg pracy. Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą na papierze albo elektronicznie. Wynika to wprost z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy².

Ewidencja czasu pracy – wzór karty i zasady wypełniania

Wzór karty ewidencji czasu pracy pracodawca przygotowuje na własne potrzeby, ponieważ nie istnieje urzędowy formularz.³ Układ rubryk powinien pozwalać zapisać przebieg pracy i zdarzenia potrzebne do rozliczenia pracownika.
Niezależnie od wyglądu karty wymagany zakres informacji określa § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia⁶.

Wzór karty ewidencji czasu pracy: PDF, Excel czy Word?

Przy wyborze PDF, Excela lub Worda weź pod uwagę edycję wpisów, wygodę wydruku i ryzyko zmiany układu dokumentu⁸. Każdy format sprawdza się przy innym sposobie pracy z kartą. Tabela pokazuje jego zastosowanie oraz ograniczenie.

Dobry Kalkulator pozwala pobrać przygotowany dokument jako plik Word lub zapisać go jako PDF z okna drukowania przeglądarki.⁹ Portal Kadrowy podaje cenę jednorazowego dostępu do wybranego materiału: 49,90 zł netto i 61,38 zł brutto. Dostęp do 87% treści materiału o karcie ewidencji jest ograniczony.³

Jak wypełnić miesięczną i roczną kartę pracy pracownika?

Kartę pracy pracownika wypełniaj po kolei: najpierw wpisz dane identyfikacyjne i okres ewidencji. Formularz Dobrego Kalkulatora zawiera pola dotyczące pracownika, pracodawcy, okresu, etatu i systemu czasu pracy. Przewiduje też miejsce na porę nocną i nadgodziny⁹.
Przy zapisie pracy nocnej uwzględnij art. 151⁷ § 1 Kodeksu pracy: pora nocna obejmuje 8 godzin między 21:00 a 7:00².

Karta miesięczna obejmuje jeden miesiąc, a roczna pozwala zapisać dwanaście miesięcy w jednym dokumencie¹⁰. Różnica dotyczy także miejsca na opis przebiegu pracy. Poniższa tabela zestawia oba rodzaje kart.

Dane w tabeli: 5,11

Przy bardziej złożonej organizacji pracy zalecane są karty miesięczne⁵.
W wybranej karcie zapisuj liczbę przepracowanych godzin, a także godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy⁵. Obowiązek ujęcia tych informacji wynika z § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia⁶.

Jak oznaczać nadgodziny, urlopy i inne nieobecności?

Nadgodziny, urlopy i inne nieobecności wpisuj w osobnych rubrykach lub oznaczaj czytelnymi opisami. Nie mieszaj ich z godzinami pracy.
Przy każdym dniu wolnym podaj jego tytuł, a przy usprawiedliwionej nieobecności jej rodzaj i długość⁵. Wymaga tego § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia⁶.

Dyżur zapisz wraz z jego długością, godzinami rozpoczęcia i zakończenia oraz miejscem pełnienia⁵.
Opis oznaczeń umieść przy karcie. Osoba rozliczająca pracę odczyta wtedy wpisy bez domysłów. Zakres danych o dyżurze określa § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia⁶.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników biurowych?

Ewidencję czasu pracy pracownika biurowego prowadź według rzeczywistego przebiegu pracy, zamiast przepisywać planowany grafik. W karcie zapisuj każdy dzień pracy. Zmiany spowodowane nieobecnością lub pracą poza planem nanoś przy właściwej dacie.
§ 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia wymaga godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, nie samego grafiku⁶.

Kartę łatwiej odczytać, gdy dane pracownika, przebieg pracy i oznaczenia zdarzeń mają osobne miejsca. Taki podział pomaga rozróżnić poszczególne wpisy. § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia wymienia dziewięć kategorii informacji o czasie pracy i związanych z nim zdarzeniach⁶.

Przechowywanie i archiwizacja kart ewidencji czasu pracy

Archiwizacja ewidencji czasu pracy wymaga uporządkowania kart pracownika i powiązanych z nimi dokumentów. Zapisy z danego okresu powinny dać się odtworzyć. Przytacza również 3 lata jako okres dawniej powszechnie przyjmowany.⁵

Archiwalna karta ewidencji czasu pracy – jak ją uporządkować?

Archiwalną kartę ewidencji czasu pracy przypisz do pracownika i okresu, którego dotyczą zapisy. Oznacz ją danymi pracownika oraz zakresem dat. Karty ułóż chronologicznie, a powiązane dokumenty dołącz do właściwego okresu. Łatwiej wtedy odnaleźć zarówno kartę, jak i dokument wyjaśniający konkretny wpis. Zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy dokumentację przechowuje się zasadniczo przez 10 lat od końca roku ustania zatrudnienia, z zastrzeżeniem wyjątków².

Archiwizacja ewidencji czasu pracy – praktyczna lista kontrolna

Lista kontrolna archiwizacji ewidencji czasu pracy pomaga sprawdzić oznaczenie kart, kompletność dokumentów i możliwość ich odnalezienia. Każdą kartę oraz powiązane materiały przypisz do tego samego pracownika.
§ 6 rozporządzenia nakazuje prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oddzielnie dla każdej osoby⁶.

• Karta ewidencji zawiera oznaczenie pracownika i okresu zapisu. Ułóż ją chronologicznie z pozostałymi kartami tej osoby.
• Dokumenty powiązane z ewidencją obejmują wnioski, dokumenty i zgody, w tym materiały dotyczące rozkładów czasu pracy oraz nadgodzin. Przechowuj je razem z ewidencją.⁵
• Zgody pracownika przypisz do wpisu, którego dotyczą.
• Dostęp do archiwum powinien pozwalać odnaleźć kartę i przypisane do niej dokumenty bez mieszania materiałów różnych pracowników.

Archiwum ewidencji czasu pracy powinno łączyć kartę z dokumentami wyjaśniającymi jej zapisy.

inEwi – przykład aplikacji do zarządzania czasem pracy

inEwi udostępnia roczny wzór ewidencji czasu pracy z oznaczeniami nieobecności i dni wolnych.
We wzorze przewidziano między innymi urlop, zwolnienie lekarskie, opiekę nad dzieckiem oraz wolne za pracę w święto lub nadgodziny.¹² Przy wyborze rocznej karty zwróć uwagę na czytelność oznaczeń używanych w firmie. Sama forma aplikacji nie rozstrzyga o przydatności wzoru.

Najczęściej zadawane pytania

Jaki przepis stanowi podstawę prowadzenia ewidencji czasu pracy?

Obowiązek prowadzenia ewidencji w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy.

Od kiedy karta ewidencji czasu pracy należy do obowiązkowej dokumentacji pracowniczej?

Karta należy do niej od 1 stycznia 2019 r.

Jakie godziny obejmuje pora nocna wskazana przy ewidencji?

Pora nocna obejmuje 8 godzin przypadających między 21:00 a 7:00.

Czy ewidencja czasu pracy służy tylko do ustalenia wynagrodzenia?

Nie. Pomaga ustalić także inne świadczenia związane z pracą.

Ile kategorii informacji o czasie pracy i związanych z nim zdarzeniach wymienia rozporządzenie?

Rozporządzenie wymienia dziewięć kategorii informacji.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.