Toggl Track — opinie, integracje i wdrożenie

Czym jest Toggl Track i dla kogo powstał?

Toggl Track to aplikacja do mierzenia czasu pracy, którą producent kieruje do freelancerów, rosnących zespołów i dużych organizacji.¹ Produkt należy do Toggl OÜ z Tallinna w Estonii. Według strony cennika z Toggl Track korzysta ponad 70 000 firm.²

Każda z tych grup zwraca uwagę na inne kryteria wyboru:

Te kryteria nie oznaczają, że produkt obsługuje każdy sposób ewidencji. Polska firma powinna odróżnić pomiar czasu zadań od ewidencji czasu pracy na potrzeby kadrowe. Pierwszy pomaga rozliczać projekty, drugi wymaga danych zgodnych z zasadami prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Z planu Free może korzystać zespół liczący maksymalnie 5 osób.³

O przydatności Toggl Track do firmowej ewidencji przesądzają wymagania dotyczące zapisów oraz sposób ich wykorzystania. Raport szczegółowy można wyeksportować w trzech formatach: PDF, CSV i Excel. Eksport do CSV i Excel wymaga płatnego planu.⁴

Funkcje Toggl Track

Toggl Track służy do time trackingu, czyli zapisywania czasu pracy, oraz do analizy czasu projektów i zespołu. Użytkownik może uruchomić timer, wprowadzić czas ręcznie lub edytować bloki w widoku kalendarza.⁵ W aplikacji internetowej kalendarz pozwala importować wydarzenia z dwóch usług: Google Calendar i Outlook Calendar.⁶

Rejestrowanie i porządkowanie czasu

• Automatyzacja wpisów. Automatyczne śledzenie na podstawie słów kluczowych uzupełniają osobista oś czasu, wykrywanie bezczynności, przypomnienia i timer Pomodoro. Ten ostatni dzieli pracę na odcinki czasu.^7,8,9
• Opis wykonanej pracy. Wpis można przypisać do klienta, projektu, zadania i tagu. Można też oznaczyć godziny rozliczalne, czyli czas uwzględniany w rozliczeniu z klientem.^7,10

Wpis pokazuje, ile czasu zajęła praca. Przypisanie go do projektu i klienta pozwala ustalić, czego dotyczyła. Jeden projekt może mieć tylko jednego klienta, a wpis czasu jest powiązany z klientem przez projekt.¹¹

Budżetowanie i raportowanie projektów

• Toggl Track Starter. Plan zawiera stawki rozliczeniowe, szacowanie czasu projektów i alerty związane z tymi szacunkami.⁷
• Toggl Track Premium. W tym planie dostępne są analiza rentowności, projekty ze stałą opłatą, planowane raporty i zatwierdzanie kart czasu pracy.⁷
• Analiza zespołu. Toggl Track umożliwia porównanie szacowanego czasu projektu z rzeczywistym oraz analizę obciążenia i wykorzystania zespołu.¹

Starter wystarczy firmie, która chce kontrolować szacowany czas i stawki. Premium obejmuje również analizę rentowności oraz zatwierdzanie kart czasu pracy. Oba zestawy funkcji dotyczą czasu projektowego. Wymagania procesu kadrowego trzeba ocenić osobno przy wyborze narzędzia do ewidencji pracowniczej.

Ile kosztuje Toggl Track?

Toggl Track oferuje bezterminowy plan bezpłatny, płatne abonamenty i Toggl Track Enterprise z wyceną indywidualną. Publikowane stawki planów płatnych różnią się między zestawieniami. Przy porównaniu trzeba więc uwzględnić jednostkę ceny i wariant płatności. Przy rozliczeniu rocznym Starter kosztuje 9 USD miesięcznie za użytkownika.¹²

Plany i abonamenty

Dane w tabeli: 2,7,8,12,13,14,15,16,17

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Na całkowity koszt płatnego Toggl Track wpływają plan, liczba użytkowników i sposób rozliczenia. Strona cennika podaje oszczędność 33,3% przy płatności rocznej.² Po okresie próbnym obowiązuje stawka wybranego abonamentu, a w Enterprise – warunki indywidualnej wyceny. Rozbieżne kwoty to różne prezentacje cen abonamentu, nie dodatkowe opłaty.

Is Toggl still free?

Tak. Toggl Track Free pozostaje bezterminowy w granicach limitu użytkowników podanego w tabeli. Okres próbny to osobna forma dostępu i jego koniec nie zmienia warunków planu Free. Zespół przekraczający limit Free powinien oprzeć kalkulację na stawce abonamentu albo wycenie Enterprise. Okres próbny planu Premium trwa 30 dni.¹²

Wersje, limity i sposób udostępniania Toggl Track

Czas w Toggl Track można rejestrować przez przeglądarkę oraz aplikacje komputerowe i mobilne.² Wpisy działają także offline; po odzyskaniu połączenia aplikacja je synchronizuje.⁷ Brak sieci nie musi więc zatrzymać zapisu, ale opóźni pojawienie się danych po synchronizacji. Dostępne są aplikacje na dwa systemy komputerowe – Windows i macOS – oraz dwa mobilne: iOS i Android.¹⁸

• Przeglądarka, komputer i telefon. Pracownik może dobrać urządzenie do miejsca pracy i nie musi rejestrować czasu wyłącznie przy stanowisku biurowym.²
• Praca offline. Wpisy zapisane bez sieci synchronizują się po odzyskaniu połączenia. Przy analizie bieżących danych zespołu trzeba uwzględnić to opóźnienie.⁷
• Aplikacja Toggl Track na iOS. Synchronizuje wpisy między urządzeniami. Pozwala też ponownie wykorzystać wcześniejszy wpis i uruchomić timer z widżetu.¹⁹
• Toggl Track Free. Limit wynosi 3 użytkowników; większy zespół nie mieści się w tym planie.^2,7

Przy wyborze sposobu dostępu liczą się urządzenia pracowników, dostępność sieci i wielkość zespołu. Widżet oraz ponowne użycie wpisu dotyczą konkretnie aplikacji na iOS, nie wszystkich wersji mobilnych. Na iPhonie aplikacja Toggl Track z widżetami wymaga systemu iOS 17.6 lub nowszego.²⁰

Integracje Toggl Track

Toggl Track deklaruje połączenia z ponad 100 narzędziami przez rozszerzenie przeglądarki. Dane można też synchronizować przez API Toggl, czyli interfejs wymiany danych między aplikacjami.^2,7 Wśród wymienionych kategorii są kalendarze, komunikacja, księgowość, obsługa klientów i projekty. Sama nazwa połączonej aplikacji nie wystarczy do oceny integracji: rozszerzenie przeglądarki służy innemu sposobowi pracy niż synchronizacja przez API.²¹

• Kalendarze i komunikacja. Wykaz połączeń wymienia Google Calendar, iCal, Slack, MS Outlook i Gmail.⁷
• Księgowość i pozostałe narzędzia. Na liście znajdują się QuickBooks Online, Spidergap i Xero.⁷
• Projekty, rozwój oprogramowania i obsługa klientów. Wymienione narzędzia to GitHub, Jira, Testrail, Salesforce, Freshdesk i HubSpot.⁷
• Zakres planu Premium. Integracje z Jira i Salesforce przypisano do Toggl Track Premium. Obecność aplikacji na liście połączeń nie oznacza dostępu w każdym planie.⁷
• Toggl Button. Rozszerzenie może podpowiedzieć uruchomienie timera podczas pracy między innymi w Trello i Asanie. Podpowiedź nie uruchamia pomiaru automatycznie.²²
• ClickUp. Dostawca ClickUp wymienia Toggl jako zewnętrzny tracker, z którym można połączyć jego aplikację.²³

Dla zespołu używającego Jira lub Salesforce dostępność integracji w Toggl Track Premium wpływa na wybór planu. Przy pracy w Trello albo Asanie działa inny mechanizm: Toggl Button podpowiada uruchomienie timera. Nie jest to opis przepływu danych kadrowo-płacowych. Przycisk timera w rozszerzeniu działa w ponad 100 aplikacjach internetowych; ta liczba nie dotyczy integracji planu Premium.²⁴

Wdrożenie i wsparcie Toggl Track

Toggl Track udostępnia Bazę Wiedzy. Zespołom liczącym co najmniej 40 osób wsparcie proponuje prezentację Premium i pomoc we wdrożeniu.¹⁵ Dla polskiej firmy znaczenie ma język kontaktu: interfejs produktu i oficjalne wsparcie są głównie anglojęzyczne.²² Materiały do wdrożenia warto przy tym odróżnić od pomocy przy bieżących zgłoszeniach.

• Materiały do samodzielnego wdrożenia. Według zestawienia TimeCamp Baza Wiedzy Toggl Track zawiera ponad 150 artykułów i poradników. Liczba materiałów nie mówi o zakresie indywidualnej pomocy przy konfiguracji.^7,13
• Kanał kontaktu. TimeCamp opisuje wsparcie Toggl Track jako dostępne wyłącznie przez e-mail, bez telefonicznej linii pomocy. To informacja z porównania konkurenta, a nie deklaracja warunków usługi przez Toggl.⁷
• SLA. Według tego samego opisu TimeCamp Toggl Track nie oferuje formalnej umowy SLA, określającej gwarantowany poziom usługi.⁷
• Dostępność usługi. Na stronie cennika Toggl Track podaje 99,9% dostępności. Ta wartość sama w sobie nie określa warunków umowy SLA.^2,12

Proponowana pomoc we wdrożeniu ma znaczenie dla zespołu, który osiąga wskazany próg. Firma potrzebująca obsługi po polsku lub kontaktu telefonicznego powinna odróżnić dane producenta o dostępności od opisu wsparcia i SLA podanego przez TimeCamp. Czat i e-mail nie mają stałych godzin pracy w tygodniu; producent deklaruje odpowiedź w ciągu 24 godzin.²⁵

Co Toggl Track robi inaczej niż konkurencja?

Toggl Track należy oceniać jako narzędzie do pomiaru czasu, nie przez pryzmat całej oferty marki Toggl. Producent opisuje również planowanie pracy na tablicach, wykresach Gantta i w kalendarzu, z uwzględnieniem urlopów oraz świąt. Nie oznacza to, że wszystkie te funkcje należą do Toggl Track.¹ Toggl przedstawiał Track, Plan i Hire jako trzy odrębne narzędzia; funkcji Plan nie należy więc przypisywać Track.²⁶

• Granica między pomiarem a planowaniem. W porównaniu z konkurencją trzeba odróżnić zapis wykonanego czasu od capacity planning, czyli planowania dostępności zespołu. Opis harmonogramów Toggl dotyczy planowania prac, ale nie określa zakresu konkretnego planu Toggl Track.¹
• Przykład klienta, nie gwarancja wyniku. Producent podaje 97% dokładności prognozy przychodów w przykładzie Netguru. Wynik dotyczy tego przykładu, nie działania Toggl Track w każdej firmie.¹
• Wynik bez wskazanego podmiotu. Nie można na tej podstawie prognozować zwrotu z abonamentu.¹

Przy wyborze aplikacji do ewidencji czasu porównanie produktu i planu będzie bardziej użyteczne niż traktowanie tych wyników jako przewagi nad konkurencją. Liczby z materiałów producenta odnoszą się do opisanych sytuacji. Nie gwarantują dokładności prognoz ani wzrostu rentowności po wdrożeniu Toggl Track.

Plusy i minusy Toggl Track

Toggl Track zbiera dobre opinie o timerze i raportowaniu czasu. Ma też ograniczenia ważne dla firm, które szukają fakturowania lub rozbudowanego zarządzania projektami. W Findstack produkt oceniono na 4,6/5 na podstawie 1557 ocen wskazanych w tytule recenzji. Aplikacja na iOS ma w App Store 4,9/5 przy 521 ocenach. To oceny użytkowników, nie wynik testu redakcyjnego.^5,19

Czy karty czasu pracy z Toggl Track wystarczą polskiej firmie?

Toggl Track dostarcza zapisy przydatne do rozliczania projektów. Jego karty czasu pracy nie potwierdzają jednak zgodności ewidencji pracowniczej z polskim Kodeksem pracy. Źródła wskazują, że eksportowane rejestry można wykorzystać w procedurach lub audytach, lecz nie potwierdzają takiej zgodności produktu.⁷ Polska firma musi więc odróżnić dostępność danych od spełnienia wymogów dokumentacji pracowniczej. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika wynika z art. 149 § 1 Kodeksu pracy.²⁹

Eksport rejestrów w 3 formatach: PDF, CSV i XLS

Raporty Toggl Track można filtrować i grupować według klienta, projektu, użytkownika oraz statusu rozliczeniowego. Eksport jest dostępny w 3 formatach: PDF, CSV i XLS.⁷ Tak uporządkowane dane pomagają w rozliczeniach projektowych. Sam format pliku nie mówi jednak, czy raport zawiera wszystkie informacje potrzebne w firmowej ewidencji pracowniczej.

Dane w tabeli: 7

Zatwierdzanie kart w Toggl Track Premium a wymogi Kodeksu pracy

Zatwierdzanie kart w Toggl Track Premium pomaga kontrolować zapisy. Nie potwierdza jednak zgodności całej ewidencji z Kodeksem pracy.⁷ Rejestry mogą dostarczać danych do analiz i rozliczeń projektowych. Firma, która prowadzi na ich podstawie dokumentację pracowniczą, musi osobno ocenić jej zakres i procedurę.

Toggl Track a prywatność pracowników: co jest rejestrowane, a co nie?

Toggl Track odróżnia automatycznie rejestrowaną aktywność od wpisów udostępnianych w karcie czasu pracy. Producent deklaruje, że aplikacja nie monitoruje ekranów, naciśnięć klawiszy ani kamer internetowych.^1,7 Dla firmy istotne są zarówno rodzaje zbieranych danych, jak i to, co pracownik wybiera do rejestru pracy.

Aktywność w aplikacjach, witrynach i dokumentach a wybór wpisów do karty pracy

Automatyczne śledzenie w Toggl Track rejestruje aktywność w aplikacjach, witrynach i dokumentach. Użytkownik wybiera, które aktywności doda do karty czasu pracy.⁷ Dane zarejestrowane lokalnie nie są więc tym samym co udostępnione wpisy.⁷ Deklaracja dotycząca ekranów, klawiatury i kamer wyznacza inne granice monitorowania; nie wyłącza zapisu aktywności w aplikacjach.¹

• Rejestrowanie: automatyczne śledzenie obejmuje aktywność w aplikacjach, witrynach i dokumentach.⁷
• Udostępnianie: użytkownik wybiera aktywności dodawane jako wpisy do karty czasu pracy.⁷
• Monitoring niewykonywany według producenta: podgląd ekranów, zapis naciśnięć klawiszy i obraz z kamer internetowych.¹

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe, ISO/IEC 27001 i SOC 2 Type 1

Według opisu TimeCamp dostęp do Toggl Track chronią uwierzytelnianie dwuskładnikowe, passkeys i rozszerzone SSO dla organizacji. Opis wymienia także kontrolę dostępu oraz szyfrowanie danych podczas przesyłania i przechowywania. TimeCamp określa produkt jako zgodny z RODO.⁷ Toggl podaje certyfikację ISO i zgodność z SOC 2 Type 1; inne źródło wymienia certyfikat ISO/IEC 27001.^2,7

Uwierzytelnianie i deklaracje bezpieczeństwa dotyczą ochrony danych. Wybór wpisów decyduje natomiast o zakresie informacji w karcie pracy. Certyfikat ani opis zgodności z RODO nie zastępują firmowych zasad korzystania z automatycznie rejestrowanej aktywności.

Opinie klientów o Toggl Track

Dla kogo jest Toggl Track, a dla kogo nie?

Toggl Track kierowany jest przede wszystkim do osób rozliczających czas pracy dla klientów oraz zespołów analizujących wykorzystanie godzin. Nie odpowiada natomiast na potrzebę rejestracji lokalizacji pracowników przez GPS lub geofencing.⁷ Geofencing to wykrywanie obecności w wyznaczonym obszarze. Wybór zależy od tego, czy firma rozlicza czas według klientów i projektów, czy musi potwierdzać miejsce wykonywania pracy.

Sprawdzi się, jeśli

Toggl Track pasuje do pracy rozliczanej na podstawie czasu przypisanego do klienta. W zespołach pomaga analizować wykorzystanie godzin. Wskazane grupy odbiorców obejmują działalności 1-osobowe, małe zespoły i większe działy.⁷

• Freelancerzy i działalności 1-osobowe. Źródło zalicza osoby rozliczające pracę dla klientów do odbiorców Toggl Track.⁷
• Małe zespoły. Produkt jest polecany zespołom potrzebującym niestandardowych raportów wykorzystania czasu.⁷
• Firmy usługowe. Wskazano agencje, zespoły marketingowe, firmy programistyczne i IT, doradców oraz kancelarie prawne. Inne zestawienie wymienia agencje kreatywne i grafików.^7,8
• Duże zespoły IT i działy HR. Źródło wskazuje analizę wykorzystania zasobów jako zastosowanie produktu w tych grupach.⁷

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

Toggl Track nie opiera pomiaru czasu na lokalizacji pracownika. Według porównania nie ma GPS ani geofencingu opisywanych przy TimeCamp i Hubstaff.⁷ To ograniczenie liczy się wtedy, gdy firma musi potwierdzić obecność w terenie, a nie tylko zapisać czas pracy.

• Praca terenowa i mobilna. Recenzja konkurenta ocenia Toggl Track jako mniej dopasowany do takich pracowników. To opinia porównawcza, nie deklaracja producenta dotycząca warunków usługi.²⁷

Alternatywy dla Toggl Track

Alternatywy dla Toggl Track warto zestawiać według limitu użytkowników, ceny i sposobu rozliczenia. W porównaniu TrackingTime Free kosztuje 0 USD i nie ogranicza liczby użytkowników ani projektów. Toggl Track Free kosztuje 0 USD, lecz obejmuje najwyżej 3 użytkowników.⁹ Poniższa tabela zachowuje jednostki cen z poszczególnych zestawień; nie każda kwota oznacza koszt za użytkownika.³⁰

Dane w tabeli: 9,23,30,31,32,33

• TrackingTime: warto porównać, gdy o wyborze decyduje brak limitu użytkowników i projektów w planie bezpłatnym.⁹
• TMetric: punkt odniesienia dla zespołu liczącego najwyżej 2 osoby, który szuka planu bezpłatnego.³¹
• Worksection Business: opcja do porównania przy płatności rocznej i potrzebie 14-dniowego testu.³¹

Różne stawki Harvest, Hubstaff i RescueTime pochodzą z odrębnych zestawień. Nie należy ich sumować.

Najczęstsze pytania o Toggl Track

Toggl Track zapisuje czas pracy i pozwala analizować go według projektów. Przy porównaniu z Clockify liczą się granice planu bezpłatnego oraz jednostka podanej ceny abonamentu.

What does Toggl do?

Toggl Track rejestruje czas i pozwala powiązać wpisy z pracą projektową. Produkt nie jest tożsamy z całą ofertą marki Toggl. Jego przydatność do firmowej ewidencji zależy od danych, które organizacja musi gromadzić i rozliczać.

Which is better, Clockify or Toggl?

Żaden z produktów nie będzie lepszy dla każdej firmy. Clockify Free ma przewagę przy wyborze planu bezpłatnego dla maksymalnie 5 użytkowników, bez limitu projektów.²³ Jedno zestawienie podaje płatne plany Clockify od 3,99 USD za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej. Inne wskazuje stawkę od 4,99 USD za użytkownika miesięcznie przy płatności miesięcznej; porównanie wymaga uwzględnienia różnych cykli rozliczenia.^23,31 Gdy decyduje brak limitu projektów w darmowym planie, kryterium przemawia za Clockify Free. Przy rozliczaniu projektów liczy się też zakres potrzebnych zapisów, nie sama cena początkowa.³⁴

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.