Aplikacje do mierzenia czasu pracy (time tracking) — ranking

Toggl Track otwiera ranking aplikacji do pomiaru czasu zadań. Przy wyborze trzeba jednak odróżnić Track od Toggl Plan, osobnego produktu tego samego dostawcy. Dla firmy liczą się sposób zapisywania godzin, raporty projektowe i warunki korzystania przez zespół.
Z darmowego planu Toggl Track może korzystać maksymalnie pięciu użytkowników¹⁴.

Toggl Track: funkcje potwierdzone u producenta

W ofercie Toggl Track dla organizacji producent wymienia SSO, czyli logowanie przez firmowy system tożsamości, oraz priorytetowe wsparcie.⁶ Są to rozwiązania związane z dostępem i obsługą zespołu, nie z działaniem samego licznika.
SSO pojawia się od planu Toggl Track Premium¹³.

W materiałach Toggl Plan dostawca deklaruje zgodność z SOC 2 Type 1 i dostępność na poziomie 99,9%.¹⁵ Dotyczy to Toggl Plan, a nie Toggl Track. Przy porównywaniu produktów tych parametrów nie można przenosić między nimi.

Toggl Track: plan darmowy, abonament za użytkownika i limity

Plan Toggl Track należy oceniać według jego własnych warunków. Deklarowana przez dostawcę oszczędność 33,3% przy płatności rocznej dotyczy Toggl Plan. Nie jest ceną ani rabatem abonamentu Toggl Track.¹⁵

Przy zestawianiu planu darmowego z płatnym znaczenie mają limit użytkowników, raporty i opłata za członka zespołu. Rabat na inny produkt nie zmienia tych warunków w Track.
Przy rozliczeniu rocznym Toggl Track Starter kosztuje 9 USD za użytkownika miesięcznie¹³.

Toggl Track: dla jakiej firmy ma sens?

Toggl Track pasuje do firmy, która mierzy czas zadań i potrzebuje zarządzać dostępem zespołu. Producent wymienia SSO oraz priorytetowe wsparcie w ofercie dla organizacji.⁶ Jeśli firma szuka głównie mobilnego RCP, ważniejszy będzie zapis wejść i wyjść niż pomiar projektu.
Przy rozliczeniu rocznym Toggl Track Premium kosztuje 14 USD za użytkownika miesięcznie w pierwszym roku, a po odnowieniu 18 USD¹³.

O wyborze Track decyduje dopasowanie rejestracji godzin i planu do zespołu. Parametry Toggl Plan nie są tu miarą.
Przy rozliczeniu rocznym Toggl Track Starter kosztuje 9 USD, a Toggl Plan Team 8 USD za użytkownika miesięcznie. Różnica wynosi 1 USD¹⁶.

Clockify jest drugi w rankingu jako narzędzie do mierzenia godzin przypisanych projektom. W zestawieniu z Toggl Track warto porównać sposób pracy zespołu, dostęp do danych i koszt odpowiedniego konta. Funkcje Clockify trzeba przy tym oddzielić od opinii użytkowników oraz cen miejsc z ograniczonym dostępem.
Bezpłatne plany obu aplikacji obejmują obecnie maksymalnie pięciu użytkowników; Clockify nie zapewnia już w tym planie nielimitowanej liczby miejsc¹⁷.

Clockify: funkcje potwierdzone u producenta

Clockify ma API, przez które aplikacja wymienia dane z firmowymi systemami. Producent opisuje zarówno pobieranie, jak i wysyłanie danych.¹⁸ Wskazuje też logowanie przez firmowy system uwierzytelniania, między innymi SAML, Office 365, Okta i Google.¹⁸
W bezpłatnych obszarach roboczych limit wynosi 30 żądań API na godzinę; w planach płatnych dopuszczono 50 żądań na sekundę¹⁹.

Producent deklaruje dostępność usługi na poziomie 99,99%. Podaje też, że wsparcie działa przez 24 godziny na dobę, również w święta.² Te parametry nie oznaczają identycznego zestawu funkcji dla każdego rodzaju konta.

Clockify: plan darmowy, abonament za użytkownika i limity

Funkcje Clockify PRO można testować przez 7 dni bez podawania karty płatniczej. Okres próbny zaczyna się po rejestracji.¹⁸ Nie należy utożsamiać jego zakresu ze stałym planem darmowym.

W cenniku widnieją 0,99 EUR oraz 1,49 EUR za ograniczone miejsce miesięcznie przy płatności miesięcznej.¹⁸ Ograniczone miejsce oznacza inny rodzaj dostępu niż pełne konto użytkownika. Do obliczenia abonamentu trzeba więc ustalić liczbę obu typów miejsc i przypisane im funkcje.

Clockify: dla jakiej firmy ma sens?

Clockify odpowiada zespołowi, który mierzy czas projektów i chce przekazywać dane do własnych systemów przez API. Przy centralnym logowaniu znaczenie ma również obsługa firmowego uwierzytelniania. Producent publikuje ocenę 4,8 przy ponad 9000 opiniach, a gdzie indziej podaje ponad 18 tys. ocen. To liczby dotyczące opinii, nie funkcji ani ceny planu.^2,18

Przy wyborze Clockify ważniejsze od liczby opinii są integracje i rodzaje potrzebnych kont. Trzeba też dobrać plan do sposobu logowania zespołu.
Clockify Enterprise z firmowym SSO kosztuje 11,99 USD za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym¹⁸.

TimeCamp jest trzeci w rankingu aplikacji do pomiaru godzin projektowych. Łączy automatyczne przypisywanie czasu z integracjami. Na tle ręcznego licznika wyróżnia go możliwość ograniczenia wpisywania godzin przez pracowników.

TimeCamp: funkcje potwierdzone u producenta

AI Time Tracker w TimeCamp korzysta z AI Agenta działającego w tle. Narzędzie przypisuje czas do projektów oraz raportuje produktywność i wydajność użytkownika.³
Producent podaje bezpośrednie integracje z ponad 60 narzędziami.³

Dla organizacji TimeCamp opisuje dedykowane integracje, SSO i połączenia z narzędziami BI do analizy raportów. Wymienia również umowę SLA dotyczącą dostępności usługi.³ Producent deklaruje certyfikację ISO 27001 oraz zgodność z GDPR.³
Zakres monitorowania aktywności warto zestawić z firmowymi zasadami przetwarzania danych pracowników.

TimeCamp: plan darmowy, abonament za użytkownika i limity

TimeCamp udostępnia plan darmowy bez określonej daty zakończenia. Ceny planów płatnych producent podaje w USD za użytkownika.²⁰ Poniższe kwoty dotyczą płatności miesięcznej.²⁰
W takim rozliczeniu TimeCamp Starter kosztuje 5,49 USD za użytkownika miesięcznie²¹.

Dane w tabeli: 20

Producent wskazuje także cenę początkową 3,99 USD za użytkownika miesięcznie.

TimeCamp: dla jakiej firmy ma sens?

TimeCamp pasuje do firmy, która przypisuje godziny projektom i łączy dane o czasie z innymi narzędziami. Rejestracja w tle zmniejsza potrzebę ręcznego uzupełniania wpisów. Raportowanie wydajności wymaga z kolei ustalenia zasad monitorowania pracowników. Przy zespole przekraczającym 50 użytkowników osobnym wariantem zakupu jest oferta rozliczana rocznie.^20,22

Przy ocenie TimeCamp warto zestawić potrzebę automatyzacji z zakresem raportów. Równie ważny jest koszt planu dla całego zespołu. Sam sposób działania licznika nie rozstrzyga wyboru.

Jibble jest czwarty jako aplikacja do zapisu godzin i obecności pracowników. Nie służy dokładnie temu samemu co licznik zadań. Przy wyborze liczą się sposób rejestracji, dostęp pracowników i użycie kart czasu pracy w rozliczeniach.

Jibble: funkcje potwierdzone u producenta

Jibble rejestruje godziny i automatycznie przygotowuje karty czasu pracy, czyli zestawienia zapisanych godzin. Producent opisuje też weryfikację tożsamości pracownika podczas rejestracji.⁷
Rozpoznawanie twarzy jest dostępne już w bezpłatnym planie Jibble²³.

W cytowanej przez producenta wypowiedzi użytkownik mówi o 2 minutach potrzebnych na wyjaśnienie nowemu pracownikowi obsługi aplikacji. To jego doświadczenie, nie gwarantowany czas szkolenia.⁷ Dla firmy większe znaczenie mają dane podawane przez pracownika przy rozpoczęciu i zakończeniu pracy.

Jibble: plan darmowy, abonament za użytkownika i limity

Jibble ma bezpłatny plan bez limitu użytkowników. Obejmuje on zapis czasu w aplikacji mobilnej i przeglądarce oraz podstawowe karty czasu pracy.⁷
Producent wskazuje w tym planie integracje z 3 narzędziami:⁷

• Slack;
• Microsoft Teams;
• QuickBooks.

Bezpłatny plan nie obejmuje automatycznie każdej funkcji Jibble. Wybór zależy od potrzebnego sposobu rejestracji i zakresu kart czasu pracy. Integracje również trzeba oceniać w kontekście pracy całego zespołu.

Jibble: dla jakiej firmy ma sens?

Jibble odpowiada firmie, która zapisuje godziny i obecność na telefonie lub w przeglądarce. Brak limitu użytkowników w bezpłatnym planie ma znaczenie przy rosnącej liczbie kont. Producent podaje średnią 4,8/5 z ponad 20 000 recenzji w serwisach z opiniami i sklepach z aplikacjami. Ocena nie określa funkcji planu ani przydatności zapisów do obowiązkowej ewidencji.⁷

Jibble warto rozważyć do rejestracji obecności. Karty czasu pracy trzeba osobno zestawić z danymi wymaganymi w firmowych rozliczeniach. Popularność aplikacji nie zastępuje takiego porównania.

Hubstaff jest piąty jako aplikacja łącząca godziny projektowe z danymi o produktywności. Obsługuje też rozliczanie pracy zespołów rozproszonych. W porównaniu z prostym licznikiem wymaga decyzji, jak szeroko firma chce monitorować pracowników.

Hubstaff: funkcje potwierdzone u producenta

Hubstaff zestawia czas pracy z metrykami produktywności i postępem zadań. Pozwala też śledzić godziny klienta oraz obsługiwać fakturowanie. Producent opisuje płatności oparte na zatwierdzonym czasie pracy.⁸

Producent podaje ponad 35 integracji, między innymi z Salesforce, Jira, Slack, Deel i PayPal.⁸ W ofercie dla organizacji wymienia SSO do firmowego logowania oraz SCIM do zarządzania kontami. Deklaruje ponadto zgodność z GDPR, HIPAA i SOC 2 Type II.⁸

Hubstaff: plan darmowy, abonament za użytkownika i limity

Hubstaff oferuje 14-dniowy bezpłatny okres próbny bez karty płatniczej. Podaje również 30-dniową gwarancję zwrotu pieniędzy.²⁴ Test nie jest stałym planem darmowym, a gwarancja po zakupie nie przedłuża okresu próbnego.

Producent opisuje plany dla zespołów różnej wielkości oraz płatność roczną.²⁴ Na koszt wpływa liczba użytkowników i potrzebne funkcje monitorowania. Znaczenie ma również sposób rozliczania pracy. Warunków testu nie należy przyjmować za warunki płatnego planu.

Hubstaff: dla jakiej firmy ma sens?

Hubstaff pasuje do rozproszonego zespołu, który łączy godziny projektowe z postępem zadań i zatwierdzaniem czasu. Przy wyborze trzeba uwzględnić również zakres metryk produktywności. Producent podaje ponad 140 000 użytkowników na świecie. Ta skala nie przesądza, czy monitorowanie odpowiada zasadom konkretnej firmy.⁸

Hubstaff warto wybrać wtedy, gdy potrzebne są także dane o pracy zespołu. Do samego liczenia godzin taki zakres może być zbędny. Decyzja zależy od sposobu rozliczeń i monitorowania.

Harvest jest szósty jako aplikacja mierząca czas projektów i tworząca faktury z zapisanych godzin. To więcej niż licznik zadań. Jej zastosowanie obejmuje również rozliczenia z klientami.

Harvest: funkcje potwierdzone u producenta

Harvest przypisuje godziny do pracy zespołu, a potem pozwala wystawić na ich podstawie faktury. Umożliwia też śledzenie należności i eksport danych o czasie do narzędzi księgowych. Klienci mogą opłacać faktury bezpośrednio, korzystając z różnych metod płatności.⁹

Producent wymienia integracje między innymi ze Stripe, QuickBooks Online, Xero i Deel.¹⁰ Według niego ponad 70 000 firm korzysta z Harvest, by przechodzić od zapisu godzin do opłaconych faktur.⁹ Liczba firm nie mówi jednak, jakie funkcje zawiera dany plan.

Harvest: plan darmowy, abonament za użytkownika i limity

Harvest udostępnia 30-dniowy bezpłatny okres próbny z pełną funkcjonalnością. Nie jest to to samo co stały plan darmowy.⁹
Za opłacenie roku z góry producent przyznaje 20% rabatu od rachunku.¹⁰

Przy 10 lub więcej miejscach cennik przewiduje osobny warunek dotyczący płatności rocznej. Nowe miejsca są rozliczane proporcjonalnie do dni pozostałych w cyklu. W bieżącym cyklu rozliczeniowym nie można natomiast usuwać miejsc.¹⁰
Moment powiększenia zespołu wpływa więc na koszt.

Harvest: dla jakiej firmy ma sens?

Harvest pasuje do firmy usługowej, która wystawia klientom faktury na podstawie godzin. Pomiar projektów i fakturowanie działają tu obok siebie. Dla zespołów z co najmniej 50 miejscami producent oferuje indywidualną konsultację.¹⁰
Jeśli głównym celem jest zapis wejść i wyjść, funkcje fakturowania nie zastąpią oceny potrzeb RCP.

Harvest odpowiada przede wszystkim zespołom rozliczającym klientów według czasu pracy. Rejestrowane godziny prowadzą tu do faktury. To właściwy punkt odniesienia przy wyborze.

Everhour jest siódmy jako aplikacja łącząca pomiar czasu z budżetami projektów. Obejmuje także fakturowanie klientów. W odróżnieniu od prostego licznika pomaga zobaczyć, ile godzin pozostało w budżecie.

Everhour: funkcje potwierdzone u producenta

Everhour udostępnia raporty rentowności i porównuje czas oszacowany z rzeczywistym. Obsługuje stawki godzinowe oraz faktury tworzone z zapisanych godzin. Producent opisuje podgląd bieżącej pracy zespołu i API do przekazywania danych systemom płacowym, księgowym lub rozliczeniowym.¹¹

Alert można ustawić przy 75%, 90% i 100% wykorzystania budżetu albo przy innych progach. Według producenta opcjonalna ochrona budżetu zatrzymuje licznik po jego przekroczeniu.¹¹
Działanie tej funkcji zależy od poprawnego ustalenia budżetu projektu²⁵.

Everhour: plan darmowy, abonament za użytkownika i limity

W przykładzie Everhour limit 42 godz. miesięcznie oznacza budżet projektu. Nie jest limitem planu ani pulą godzin na użytkownika. Wykorzystano tam 16 godz. 48 min (40%), a do wykorzystania pozostało 25 godz. 12 min (60%).¹¹

Budżet godzinowy nie jest opłatą abonamentową. Plany trzeba porównywać według ceny za użytkownika oraz dostępu do raportów, alertów i fakturowania.
Przykładowe 42 godzin projektu nie pozwala wyliczyć tych stawek.

Everhour: dla jakiej firmy ma sens?

Everhour pasuje do firmy usługowej kontrolującej budżety projektów i fakturującej przepracowane godziny. Producent podaje ponad 10 000 zespołów korzystających z aplikacji.¹¹ Ta liczba nie określa kosztu planu dla konkretnej firmy.
Jeśli zespół potrzebuje głównie zapisu wejść i wyjść, raport rentowności nie zastąpi RCP.

Everhour służy przede wszystkim kontroli budżetu godzin. Zapisany czas można następnie wykorzystać w rozliczeniach projektowych. Tę potrzebę warto postawić na pierwszym miejscu.

Moniti jest ósme jako aplikacja do rejestracji pracy osób stacjonarnych i terenowych. Nie koncentruje się na czasie projektu. Służy przede wszystkim do zapisu miejsca rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz realizacji zadań.¹²

Moniti: funkcje potwierdzone u producenta

Moniti zapisuje miejsce rozpoczęcia i zakończenia pracy przez geolokalizację. Pozwala też na bieżąco zobaczyć lokalizację pracowników. Producent opisuje ponadto podgląd wykonanych zadań i automatyczne powiadamianie o zmianach.¹²

W wyjątkowych sytuacjach Moniti pozwala ręcznie uzupełnić czas pracy. Producent wskazuje foto-potwierdzenia i geolokalizację jako sposoby ograniczania zapisu czasu przez inną osobę.¹²
Dane lokalizacyjne trzeba uwzględnić w firmowych zasadach monitorowania pracowników.

Moniti: plan darmowy, abonament za użytkownika i limity

Moniti działa na telefonie służbowym lub prywatnym pracownika.¹² Przy porównaniu abonamentów znaczenie ma liczba pracowników i sposób korzystania z prywatnych urządzeń.
Do kosztu trzeba odnieść również funkcje potrzebne do rejestracji pracy w terenie.

Plan darmowy, okres próbny i płatny abonament oznaczają różne warunki dostępu. Możliwość instalacji na smartfonie nie określa ceny. Nie mówi też nic o limicie użytkowników.

Moniti: dla jakiej firmy ma sens?

Moniti pasuje do firmy, której pracownicy wykonują zadania poza stałym miejscem pracy. Kierownik może wtedy potrzebować informacji o miejscu rozpoczęcia i zakończenia pracy.¹²
Gdy zespół rozlicza głównie godziny klientów i projektów, większe znaczenie ma raportowanie czasu zadań niż lokalizacja.

Moniti odpowiada przede wszystkim na potrzebę mobilnego zapisu pracy. Pomiar czasu projektu ma inny cel. Od tego rozróżnienia warto zacząć wybór.